Pokud pracujete se studentskou vládní asociací vaší školy, můžete se zapojit do plánování tance domů. Školní tanec je velká událost a její správné plánování znamená nejen vybírání témat a dekorací, ale také vyvažování rozpočtů, rezervace zábavy a pomoc při koordinaci velkého počtu dobrovolníků. Proces plánování může být dlouhý, ale pokud se ujistíte, že máte na začátku dostatek pomoci, peněz a času, můžete se úspěšně věnovat tanci domů.
Kroky
Část 1 ze 4: Zapojení lidí
Krok 1. Nábor dobrovolníků
Plánování tance vyžaduje hodně práce, proto je nejlepší mít tým lidí, kteří vám pomohou. Vytvořte výbor 5-10 dobrovolníků, kteří chtějí pracovat na tanci domů.
- Zapojte třídní důstojníky. Toto je snadný způsob, jak zajistit, aby všechny třídy měly v rozhodovacím procesu rovnoměrný hlas.
- Nábor z vnější studentské vlády. Pokud to vaše organizace dovolí, najímejte studenty ze všech areálů, kteří se chtějí zapojit do aktivit vedení.
- Spolupracujte s dalšími organizacemi, jako jsou skupiny pep nebo skupiny vedení studentů. To vám nabízí větší podporu ze strany studentů i potenciálních dobrovolníků.
Krok 2. Vytvořte základní seznam úkolů
Jak taneční plánování postupuje, tento seznam se může rozrůstat, ale pomůže vašemu týmu udržet se na úkolu. Začít s:
- datum
- Téma
- Umístění
- Ozdoby
- DJ
- Fotograf
- Občerstvení
- Chaperoni
- Rozpočet
- Fakultní poradce
Krok 3. Delegovat
Jakmile máte své dobrovolníky, je důležité zajistit, aby všichni věděli, jaké práce je třeba dělat. Dejte určitým lidem na starosti určité záležitosti a delegujte, co je třeba udělat, na správnou osobu.
- Některé práce, jako je výběr poradce a tématu, by měly být prováděny jako tým. Ostatní, například získávání citací z míst a fotografů, může zpracovat jednotlivec nebo malý podvýbor.
- Vytvořte skupiny, které pokryjí místo konání, zábavu, reklamu a prodej vstupenek a zdobení.
- Přihlaste se pravidelně se svým týmem. Zeptejte se „Už jsme to dokončili?“nebo „Jak jsme na tom s hledáním DJ?“kdykoli se váš tým setká, aby pomohl udržet všechny na úkolu.
- Nastavte si odbavovací systém, aby lidé mohli hlásit svůj pokrok. Vytvořte si prostor, kde si můžete napsat velký kontrolní seznam toho, co je třeba udělat, nebo si ponechte sdílený kalendář mezi svou skupinou, aby každý mohl podávat zprávy o svém pokroku.
Krok 4. Najděte fakultního poradce
Stejně jako ostatní studentské skupiny bude výbor pro návrat domů potřebovat poradce fakulty. Pokud některý z nich není předem přidělen, najděte si učitele, kterému důvěřujete nebo kterého doporučí ostatní členové výboru.
Váš poradce by se měl podílet na plánech vašeho výboru. Udržujte je v obraze o všem, co děláte, tím, že je necháte navštěvovat plánovací schůzky a poskytujete jim poznámky ze schůzek
Krok 5. Nábor chaperonů
Rodičovští dobrovolníci jsou důležití nejen pro sledování studentů, ale také pro pomoc s nastavením a provozováním tance. Spojte skupinu rodičovských dobrovolníků, kteří vám pomohou večer s tancem.
- Zeptejte se ve své škole, kolik chaperonů vyžaduje jeden student. Mnoho škol má své vlastní směrnice a je důležité dodržovat předpisy vaší vlastní školy.
- Vyhledejte dobrovolníky ve spolupráci se sdružením rodičů a učitelů vaší školy. Požádejte o účast na schůzce, abyste jim mohli přímo předložit příležitost a předat jim registrační seznam.
Část 2 ze 4: Plánování tanečních financí
Krok 1. Získejte nabídky
Pokud přijímáte DJ, zajišťujete občerstvení, profesionální pomoc s dekoracemi nebo najímáte profesionálního fotografa, začněte sbírat citáty alespoň měsíc předem.
- Zeptejte se na jakékoli příplatky nebo poplatky za vybavení a také na hodinové sazby. Zeptejte se, co vám vaši dodavatelé dodají a co se od vás očekává. Zeptejte se například svého DJe, zda poskytuje zvukový systém, nebo si jej budete muset pronajmout odjinud.
- Kontaktujte alespoň tři možnosti pro každého dodavatele, abyste zajistili konkurenceschopné ceny.
Krok 2. Vytvořte si rozpočet
Váš rozpočet bude určovat velkou část toho, co můžete a nemůžete dělat. Promluvte si se svým pokladníkem studentské vlády, abyste lépe porozuměli tomu, kolik peněz musí váš výbor vynaložit na tanec.
- Požádejte svého fakultního poradce o ověření rozpočtu. Podívejte se, jestli škola přispěje čímkoli mimo peníze studentské vlády.
- Naplánujte si rozpočet tak, aby zahrnoval vše, co budete potřebovat. Použijte citace, které jste dostali od svých prodejců, stejně jako rozpočtové plány a potvrzení z předchozích let, abyste zjistili, co bude tanec stát.
- Nenechte svůj rozpočet překročit částku, kterou máte k dispozici. Často vracejte rozpočet, abyste se ujistili, že jste na dobré cestě.
Krok 3. Fundraise
Pokud váš rozpočet nestačí na pokrytí nákladů na tanec, vytvořte se svým výborem plán fundraisingu. Prozkoumejte více možností v kampusu i mimo něj.
- Hostujte prodej pečiva na akademické půdě během obědů, ale i před a po škole.
- Spolupracujte s dalšími studentskými skupinami na získávání peněz pořádáním akcí, jako je myčka aut. Události, které vám umožní oslovit vaši komunitu, vám poskytnou více příležitostí k získání hotovosti.
- Zeptejte se místních restaurací, zda nabízejí noci získávání finančních prostředků. Některé restaurace mohou nabízet programy, které věnují určité procento zisku za noc studentské organizaci. Spolupracujte s místní restaurací a šířte zprávu prostřednictvím letáků, e -mailů a sociálních médií.
Část 3 ze 4: Plánování taneční logistiky
Krok 1. Vyberte téma
Minimálně měsíc před tancem si připravte téma. Vymyslete jako výbor pět nebo šest námětů na téma a hlasujte v areálu, aby si studenti mohli vybrat svého oblíbence.
- Získejte souhlas od svého poradce pro všechna potenciální témata. Brzké vymazání tématu zabrání pozdějšímu potenciálnímu zamítnutí.
- Vyberte si motivy, které odpovídají náladě tance. Pokud chcete formálnější tanec, může být vhodnější téma starého Hollywoodu. Pokud chcete ležérnější tanec, něco jako Beach Luau může sedět lépe.
Krok 2. Zarezervujte si místo
Ať už se bude tančit v místním hotelu nebo ve školní tělocvičně, rezervujte si místo co nejdříve. Pokud si ve škole objednáte řádnou rezervaci pokoje, získáte místo, které potřebujete.
- Vytvořte si kopii smlouvy o místě nebo rezervace pokoje pro své vlastní záznamy, abyste na ni mohli kdykoli odkazovat.
- Zahrňte do rezervace všechna potřebná zařízení. Pokud potřebujete tělocvičnu, koupelny a kuchyň k uložení občerstvení, nezapomeňte je uvést všechny.
Krok 3. Zarezervujte si své prodejce
Zajistěte si rezervaci pro svého DJ, fotografa a další, jakmile bude stanoven rozpočet. Zarezervujte si v tuto chvíli také jakékoli další vybavení, které mohou vaši prodejci potřebovat, například zvukové systémy.
- Spolupracujte se svým poradcem pro zaměstnance, abyste se ujistili, že všechny smlouvy jsou řádně sepsány a obsahují všechny informace, které vaše škola potřebuje.
- Kopie všech smluv nebo dohod si uschovejte pro kontrolu svého výboru.
Krok 4. Vytvořte plán dne
Než se všechno stane příliš hektickým se zbytkem návratu domů, vytvořte si podrobný plán, jak chcete, aby den tance fungoval. Nastavte si plán dne na měsíc předem.
- Mějte podrobný půdorys své polohy a toho, jak chcete zdobit.
- Nakreslete, kam by měl DJ jít, kde je nastaven stůl s lístky, kde by měla být navlečena světla a další podrobnosti.
- Vytvořte plán kontroly kabátu. Rozhodněte, kde budou kabáty uloženy, kde bude prostřen stůl a jak budete kabáty označovat, aby byly organizované. Rovněž se ujistěte, že máte alespoň jednoho dobrovolníka, který bude obsluhovat stůl, a dva, kteří si vezmou kabáty.
- Určí někoho jako koordinátora dne. Tato osoba bude komunikovat s dobrovolníky v noci z tance a řešit případné problémy, které mohou nastat.
Krok 5. Jděte nakupovat
Získejte všechny zásoby potřebné pro zdobení dva až tři týdny předem. Tak budete mít spoustu času na hledání alternativ k něčemu, pokud to nemůžete najít lokálně. Nakupujte jídlo den nebo den předem, aby se nic nepokazilo.
- Ověřte si v místních obchodech, zda jsou ochotni darovat určité položky nebo nabídnout škole slevu.
- Odložte větší předměty nebo položky podléhající rychlé zkáze. Promluvte si na svém místním trhu o tom, že si předem objednáte tácy na jídlo a vyzvednete si je v den tance. Totéž proveďte u větších dekorativních předmětů, které možná nebudete moci snadno uložit na akademickou půdu.
Krok 6. Prodejte lístky
Začněte prodávat lístky nejméně dva týdny před samotným tancem. Doplňte prodej reklamami ve školních oznámeních, bannery a plakáty po celém areálu.
- Termíny prodejů a ceny vstupenek oznamujte předem ve školních novinách, během školních oznámení a na webových stránkách školy a sociálních médiích.
- Připravte si stůl na prodej před a po škole na půl hodiny až hodinu, stejně jako během obědů.
- Vytvořte plán dobrovolníků, abyste se ujistili, že stůl bude obsazen po celou dobu prodeje. V případě potřeby spolupracujte se svým pokladníkem a získejte další dobrovolníky.
- Objednejte si pokladnu alespoň týden před zahájením prodeje vstupenek. Promluvte si se svým pokladníkem o tom, zda pokladnu poskytne studentská vládní asociace, školní správa nebo z jiného zdroje.
Část 4 ze 4: Nastavení tance
Krok 1. Připravte se na týden předem
Většina škol vede ke svému tanci doma s duchem týdne návratu domů. Týdny duchů často zahrnují mnoho událostí, proto se ujistěte, že víte, kdo a co vám bude k dispozici.
- Promluvte si se svým poradcem o vybavení, jako jsou stoly a židle. Ujistěte se, že jsou pro vás připraveny alespoň několik hodin před tancem, abyste se mohli připravit.
- Promluvte si se školním vedením, abyste se ujistili, že vaši prodejci mají vyhrazená místa k parkování, vyložení a nastavení. Pamatujte, že ti s těžkým vybavením budou muset být blízko místa konání.
- Vytvořte si plán na den tance. Spolupracujte se svým výborem a dalšími dobrovolníky na úkolech, jako je nastavení židlí a zdobení. Ujistěte se, že každý zná svou práci s dostatečným předstihem.
Krok 2. Nastavte místo konání
Věnujte sobě a svým dobrovolníkům nejméně šest hodin, než se pustíte do tance. Než dorazí vaši prodejci, nechte si co nejvíce nastavit dekorace.
- Nechte DJ, fotografa a chaperony dorazit brzy. Ukažte DJovi oblast, kde budou pracovat, a udělejte fotografovi prohlídku prostoru.
- Povinnosti delegovat na chaperony, jako je pomoc s kontrolou kabátu, monitorování tanečního parketu nebo pomoc s kontrolou davu. Ukažte jim, kde musí být, a spojte je s koordinátorem dne.
Krok 3. Užijte si tanec
Ujistěte se, že vy a všichni vaši dobrovolníci budete mít také čas užít si tanec. Vytvářejte přestávky v rozvrzích svých dobrovolníků, aby si každý udělal čas na zábavu.
- Například nechte příjemce lístků na chvíli ulevit vašemu koordinátorovi, jakmile jsou všichni uvnitř, nebo si dejte průvodčího, aby se postavil na kontrolu kabátu, zatímco obsluha kabátu jde tancovat.
- Vaši dobrovolníci jsou také studenti. Dejte jim čas, aby si jejich úsilí užili.
Krok 4. Vyčistěte místo konání
Jakmile tanec skončí, začněte sundávat dekorace a uklízet. Zjistěte, o co se postarají služby zařízení vaší školy, a zbytek naplánujte se svými dobrovolníky.
- Služby zařízení často pokrývají věci, jako je vysávání, vytírání a úklid koupelny. Za dekorace, stoly, židle a vybavení často odpovídá výbor pro návrat domů.
- S sebou si vezměte další čisticí prostředky, jako jsou papírové ručníky, pytle na odpadky, houbičky a čisticí roztok. To pomůže postarat se o jakékoli menší značky nebo oděrky kolem místa konání.
- Zajistěte, aby se všechny koše dostaly do určené oblasti koše. Zeptejte se své školy, zda potřebujete naplánovat odvoz a odvoz kontejneru na úklid událostí.
- Pokuste se na úklid získat co nejvíce pomoci. Je také dobré, aby se během akce procházeli dobrovolníci a sbírali odpadky, takže po nich už není co dělat.
Video - Používáním této služby mohou být některé informace sdíleny s YouTube
Tipy
- Ujistěte se, že svůj tanec co nejvíce propagujete po škole. Používejte malé i velké plakáty spolu s bulletinovými oznámeními a PA oznámeními.
- Udržujte tanec cenově dostupný. Má to být zábavná akce a studenti nepojedou, pokud mají pocit, že to za to nestojí. Podívejte se na minulé roky, kolik stojí lístky, a snažte se nezvyšovat cenu o více než pár dolarů.
- Témata pro tance mohou být cokoli, od Ready Set Glow po Under the Sea až po noc v Athénách. Získejte kreativní a zdrojové nápady od studentů.
