Podání je často nezbytným úkolem v práci i doma. Pokud přeskočíte podání příliš dlouho, můžete nashromáždit velký stoh papíru, jehož třídění bude trvat hodiny nebo dokonce dny. Chcete-li, aby byla vaše doručená pošta bez nepořádku, protřiďte si všechny papíry, které denně dostanete. Poté vytvořte registrační systém, který vám bude vyhovovat. Pomocí systému můžete třídit papíry, abyste měli snadný přístup k důležitým dokumentům, kdykoli budete potřebovat!
Kroky
Metoda 1 ze 3: Zacházení s denním přílivem papíru
Krok 1. Vytvořte centrální schránku pro uložení papírů, dokud je nebudete moci třídit
Centrální schránka je místo, kam každý den vložíte všechny papíry, které vám přijdou na stůl nebo do vaší poštovní schránky. To vám může pomoci zůstat organizovaný, dokud nebudete mít čas na třídění a zpracování každé položky.
- Můžete použít malou kartonovou krabici jako centrální schránku nebo pro tento účel získat speciální krabici, košík nebo podnos.
- Umístěte krabici na roh stolu, na stůl poblíž vašich předních dveří nebo na jiné viditelné místo, abyste na ni nezapomněli.
Krok 2. Projděte si denně schránku a odložte důležité položky
Prohlédněte si každý den v doručené poště všechny položky, které vyžadují vaši okamžitou pozornost. Mohou to být účty brzy splatné, pozvánky na večírky nebo formuláře citlivé na čas. Odložte tyto položky stranou, abyste se o ně mohli okamžitě postarat.
Možná budete chtít získat druhé pole v jiné barvě než první pole, do kterého vložíte naléhavé položky. Například můžete dostat červené pole, které označuje, že se jedná o naléhavé položky
Krok 3. Umístěte položky, které chcete uložit, do kartotéky
Uchovávejte třetí pole vedle centrální schránky a naléhavé schránky. Použijte to jako své sběrné místo pro položky, které chcete uložit. To vám pomůže udržet je organizované, dokud nebudete připraveni je podat.
Ujistěte se, že toto pole má jinou barvu než ostatní políčka. V opačném případě můžete krabice zamíchat
Krok 4. Vyhoďte nepotřebné položky do koše na recyklaci papíru
Jakákoli nevyžádaná pošta nebo jiné nepodstatné položky, které skončí ve vaší schránce, mohou jít rovnou do koše. Identifikujte tyto položky při procházení dokumentů a ihned je přesuňte do koše, aby vaše nepořádek v krabici zůstal volný.
- Recyklační koš mějte na podlaze, abyste si ho nespletli s ostatními krabicemi.
- Pokud některé z nepotřebných položek obsahují osobní údaje, před jejich likvidací je skartujte.
Metoda 2 ze 3: Výběr systému evidence
Krok 1. Určete měsíční a denní soubor, pokud máte spoustu úkolů ke správě
Toto je známé jako registrační systém Tickler a je to skvělý způsob, jak sledovat, co musíte každý den dělat. Určete složku se soubory pro každý měsíc a složku pro každý den v měsíci. Potom vložte položky do souborů. Položky ukládejte podle termínů, kdy na nich musíte pracovat.
Pokud například potřebujete zaplatit účet 23. září, vložte jej do složky pro dané datum
Krok 2. Složky souborů podle abecedy, aby byly důležité dokumenty po ruce
Abecední ukládání je užitečné pro hledání souborů pro jednotlivé lidi, firmy nebo subjekty. To může být ideální, pokud máte spoustu zákazníků a chcete si na každém z nich ponechat soubor, nebo pokud chcete jednoduchý způsob správy domácího podání.
- Nezapomeňte umístit příjmení jednotlivců nejprve na štítky souborů, například „Jones, Susan“nebo „Watson, David“.
- Ignorujte slova jako „The“, „A“a „An“při podávání podle obchodního jména. Máte -li například klienta, jehož podnikání se jmenuje „The Cake Goddess“, zadejte soubor podle „C“v „Cake“a při podávání ignorujte „T“v „The“.
Krok 3. Vyberte si numerický registrační systém pro potřeby krátkodobých archivací
Pokud máte krátkodobý projekt, pro který chcete udržovat záznamy, pak může nejlépe fungovat numerický registrační systém. To je, když každému dokumentu přiřadíte číslo a zařadíte jej podle čísla. Mějte však na paměti, že budete také muset sledovat, který dokument odpovídá kterému číslu, například pomocí tabulky.
- Můžete například přiřadit všechny položky, které jste obdrželi v týdnu od 14. března, do složky se soubory s názvem 1, pak všechny položky pro týden 21. března do souboru s označením 2 atd.
- Další možností je označit soubory podle data a uspořádat je chronologicky. Například položky přijaté 2. května 2018 mohou být uloženy v souboru označeném 2.5.2018.
Krok 4. Barevně označte soubory, aby bylo vyhledávání položek rychlé a snadné
Určete barvu pro každou kategorii vašich souborů. To vám pomůže na první pohled vyhledat kategorii souborů.
- Například použijte červenou pro účty za lékařskou péči, modrou pro daně a zelenou pro pojištění.
- Chcete-li barevně kódovat číselné nebo abecední soubory, přiřaďte barvu číselnému nebo abecednímu rozsahu, například vytváření souborů 1-25 nebo A-G zelených, 25-50 nebo H-M purpurových a 50-75 nebo N-R žlutých.
Krok 5. Zahrňte do složky souborů další relevantní informace
Přidání dalších informací k popisu obsahu souboru nebo jakékoli požadované akce také pomůže zefektivnit váš registrační systém. Chcete -li to provést, můžete přidat 1 nebo více z následujících položek:
- Číslo souboru nebo jméno
- Název souboru
- Datum otevření a zavření souboru
- Název oddělení nebo týmu
- Číslo počítačového záznamu
- Datum likvidace a způsob likvidace
Metoda 3 ze 3: Organizace dokumentů do souborů
Krok 1. Umístěte nejnovější dokument na začátek souboru
K tomu vám pomůže datum, které je uvedeno v dokumentu. Jakmile budete mít své papíry připraveny k podání a nastavený registrační systém, můžete začít vkládat položky do souborů. Vždy se ujistěte, že máte nejnovější dokumenty pro každý soubor přímo nahoře, aby k nim byl snadný přístup.
Pokud například máte soubor pojištění majitele domu, pak byste chtěli umístit nejnovější záznam o pojištění placeného majitele domu na začátek souboru
Krok 2. Uchovejte přílohy s dokumenty, ke kterým se vztahují
Pokud máte nějaké relevantní stvrzenky nebo jiné dokumenty, které je třeba uchovávat společně s jiným dokladem, ujistěte se, že je budete mít pohromadě ve stejném souboru. Můžete dokonce chtít sešít nebo sešívat přílohy na zadní stranu dokumentu.
Pokud máte například potvrzení o zaplacení účtu za elektřinu, sešijte jej za účet pro případ, že byste ho museli odkázat
Krok 3. Vložte velké dokumenty do samostatných obálek
Tyto obálky můžete uložit za soubory, se kterými souvisejí. Na přední stranu obálky nezapomeňte uvést popis obsahu. To pomůže odstranit nepořádek ve vašich souborech a zlepšit efektivitu vašeho informačního systému.
Pokud například máte plány projektu, na kterém pracujete, můžete je umístit do velké obálky
Krok 4. Uložte původní dokument a zlikvidujte všechny kopie
Neposílání duplikátů pomůže zabránit záměně při hledání položky ve vašich souborech. Pokud narazíte na jakékoli duplikáty, zlikvidujte je a založte pouze původní dokument.
Pokud si nejste jisti, který dokument je originál, bude možná nutné podat obě položky, abyste se ujistili, že máte originál. Zkuste to však nedělat příliš často, jinak se vaše soubory budou hromadit rychle
Tipy
- Pokud si nejste jisti, zda chcete položku uložit nebo recyklovat, uschovejte ji 30 dní a poté ji znovu přehodnoťte.
- Skenování nepodstatných dokumentů je dalším dobrým způsobem, jak odstranit nepořádek v papíru a přitom zachovat informace v dokumentu pro případ, že byste to potřebovali.
