Abecední ukládání je základní způsob organizace dokumentů, který vám umožňuje rychle ukládat, přistupovat a spravovat vaše osobní a obchodní soubory
Implementací abecedního ukládání do vašeho života zajistíte, že všechny dokumenty budou chráněny a snadno dostupné. Existuje mnoho pravidel, jak podávat abecedně v angličtině, aby byl zachován rozumný systém evidence. Naštěstí je jednoduché začít s novými dokumenty a stále to není obtížná změna, pokud potřebujete reorganizovat!
Kroky
Část 1 ze 2: Podání podle abecedy
Krok 1. Rozhodněte se podle abecedního systému, který budete používat
I něco tak zdánlivě přímočarého, jako je abecední podání, nabízí několik možností na výběr. Je důležité, abyste si vybrali jeden systém a používali ho důsledně.
- Písmeno po písmenu zvažuje každé písmeno v každém slově v pořadí vzhledu, přičemž ignoruje mezery mezi slovy.
- Podávání po jednotlivých slovech objednává položky na základě prvního písmena každého slova za sebou.
- Podávání po jednotkách bere v úvahu každé slovo, zkratku a počáteční objednávací položky podle nich. Obecně se doporučuje systém po jednotkách.
Krok 2. Seskupte položky
Jakmile budete mít všechny položky, které potřebujete uložit, rozhodněte se, jak chcete soubory seskupit. Můžete si vybrat formát slovníku, ve kterém jsou všechny soubory seřazeny v jednom abecedním pořadí, bez ohledu na typ souboru nebo položky, které obsahuje. Můžete také použít formát encyklopedie, ve kterém jsou položky seskupeny podle typu nebo předmětu, a poté je každá skupina seřazena podle abecedy.
Pokud máte k dispozici mnoho různých typů položek (recepty, daňové doklady, dopisy atd.), Může být užitečné použít formát encyklopedie. Položky nejprve seskupte podle typu a poté položky v každé skupině seřaďte podle abecedy. Udržujte skupiny oddělené pomocí děličů nebo barevného kódování
Krok 3. Indexujte své soubory
Indexování je způsob umístění každé sekce titulu do správné jednotky. Chcete -li položky indexovat před jejich uložením, musíte rozdělit prvky názvu každé položky a vytvořit nový abecední název, který se může lišit od standardního názvu. Například:
- Předpokládejme, že máte k indexování a uložení následující položky: článek o aardvarkech s názvem „Nocturnal Feeding of Aardvarks“, biografii významné odbornice na aardvark Jane A. Doe a propagační brožuru k výstavě aardvark v zoo v Detroitu.
- Životopis Jane A. Doe by byl indexován jako „Doe, Jane A.“, protože příjmení jsou při podávání na prvním místě. Byla by pod písmenem „D.“
- Článek „Noční krmení aardvarků“lze indexovat tak, jak je, pokud zvolíte seskupení ve slovníkovém stylu. Mohlo by to být pod tímto písmenem pod písmenem „N“(pro „Nocturnal“).
- Případně můžete „Noční krmení aardvarků“indexovat jako „Aardvarky, noční krmení“. To by dávalo smysl, pokud byste používali seskupení ve stylu encyklopedie, a ne pouze podávání položek souvisejících s aardvarks. Položka by pak byla uložena pod „A.“
- Propagační brožura by mohla být indexována jako „Aardvarks, exhibes (Detroit Zoo).“To by dávalo smysl, pokud očekáváte, že budete mít k dispozici několik materiálů o výstavách aardvark-například můžete mít další položku, která bude indexována jako „Aardvarks, exhibits (Toledo) Zoo). “
- Alternativně by propagační brožura mohla být indexována jako „Detroitská zoo (výstava Aardvark).“To by mohlo dávat smysl, pokud očekáváte, že budete mít několik položek souvisejících s detroitskou zoo, nebo pokud chcete použít seskupení ve stylu encyklopedie k ukládání položek geografická lokace.
Krok 4. Seřadit soubory abecedně podle jejich indexovaného názvu
Obecným pravidlem pro podávání abecedy je uspořádat položky v pořadí od A (první) do Z (poslední). Používejte stále konkrétnější informace k rozlišení a objednání jednotlivých položek. Například:
- Pořadí vašich indexovaných souborů v předchozím kroku by pak mohlo být (v závislosti na systému, který používáte): „Doe, Jane A.,“„Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)“a „Night Feeding of Aardvarks“NEBO „Aardvarks, exponáty (Zoo Detroit), „„ Aardvarks, Nocturnal Feeding of “a„ Doe, Jane A. “
- Soubor pro „Wallaby“by následoval po souboru pro „Emu“. Mezi nimi by byl soubor pro „Klokan“a před souborem pro „Aardvark“by byl soubor pro „Medvěda“a jeden pro „Emu“. Tím získáte následující pořadí souborů: „Aardvark“, „Bear“, „Emu“, „Kangaroo“, „Wallaby“.
- Pokud jste pak přidali soubor pro „Mravenečník“, přišel by za všemi soubory pro „Aardvark“. Protože obě začínají písmenem „A“, musíte se podívat na druhé písmeno každého slova („N“a „A“), abyste určili pořadí, a poté na základě toho uspořádat soubory. Nové pořadí bude: „Aardvark“, „Mravenečník“, „Medvěd“, „Emu“, „Klokan“, „Valaška“.
Krok 5. Označte složky se soubory
Aby bylo snadné položky vyhledávat, označte každou složku souborů správným indexovaným názvem položek, které obsahuje. To také usnadní zavedení nových souborů ve správném pořadí.
- Umístěte položky do složky pro ně určené.
- Může být také užitečné barevně kódovat soubory, aby se zlepšila použitelnost. Pokud například používáte seskupení ve stylu encyklopedie, dejte každé skupině jinou barvu a každou položku/soubor v každé skupině označte příslušnou barvou.
Krok 6. Zdokumentujte systém indexování a archivace
Buďte v souladu se svým systémem indexování a evidence, ať už je jakýkoli. Zajistěte, aby kdokoli s přístupem k souborům věděl o systému. Můžete například vytvořit a sdílet dokument, který podrobně popisuje pravidla vašeho systému evidence. Pomůže to každému efektivně využívat spisový systém.
Krok 7. Správně uložte nové položky
Umístěte soubory do skříně podle indexovaných názvů a abecedního pořadí podle systému, který používáte. Posuňte aktuální soubory podle potřeby a umístěte nové soubory na správné místo.
Část 2 ze 2: Řešení zvláštních případů
Krok 1. Uložte položky pod jejich významným termínem
Někdy má smysl ukládat položky podle klíčových slov, bez ohledu na pořadí, ve kterém se slova v názvu nebo názvu objevují. Tím je zajištěno, že soubor lze indexovat a umístit pomocí nejlogičtějšího výrazu. Například
„První banka v Chicagu“by mohla být indexována a uložena jako „Chicago, první banka z“. „Chicago“je v tomto záznamu klíčovým pojmem, nikoli „First“nebo „Bank“, zejména pokud máte jiné položky s podobnými názvy, jako například „First Bank of Tulsa“nebo „Chicago Bank and Trust“
Krok 2. Objednejte si jména podle příjmení
Typické standardy podání doporučují indexovat jednotlivce podle příjmení, protože příjmení je považováno za významný termín.
- „Jane A. Doe“by tedy byla indexována a uložena jako „Doe, Jane A.“
- Na konci vložte názvy (doktor, paní, major atd.). "Dr. Například Jane A. Doe, “bude indexována a uložena jako„ Doe, Jane A., Dr. “
- Obecně objednávejte názvy tak, jak jsou napsány, písmena po písmenu. Například „MacDonald“bude před „McDonald“. Podobně „D“, „L“, „„ Le “,„ de “atd. Jsou považovány za součást názvu, nikoli za samostatné jednotky. Například objednejte soubory „Heinlein“, „Le Guin“, „L’Engle“a „Wolfe“v uvedeném pořadí (a NE jako „L’Engle,“Le Guin, „„ Heinlein “,„ Wolfe “).
- Běžnou výjimkou z těchto pravidel o jménech je, když jméno jednotlivce tvoří součást názvu firmy nebo organizace. V těchto případech považujte jméno jednotlivce za jednotky v obchodním názvu. Například „Jane A. Doe Pest Control“by byla uložena pod „J“, a NENÍ indexována jako „Doe, Jane A. Pest Control“.
Krok 3. Ignorujte články, spojky a předložky
Články (například „a“, „an“a „the“), spojky (jako „a“, „ale“a „nebo“) a předložky (například „pro“, „z“, a „In“) se při indexování a ukládání podle abecedy obecně přeskakují, protože nejsou považovány za významné termíny. To je případ, i když tvoří začátek názvu položky. Například:
- „Vyšetřování postupů podávání Emu“by bylo uvedeno pod „E“pro „Emu“(významné slovo v názvu této položky), nikoli „A“pro „an“.
- „Doe and Smith Pest Control“by bylo podáno za „Doe, Jane A.“Oba indexované názvy začínají slovem „Doe“, takže v každém z nich přejdete na další významný výraz („Smith“a „Jane“), abyste určili pořadí souborů. Ignorujte slovo „a“, protože není důležité.
Krok 4. Zacházejte se zkratkami, jako by byly napsány
Při indexování a ukládání položek se můžete setkat se zkratkami jako „Mfg“. (pro „Výroba“) nebo „Inc.“(pro „Incorporated). Obecně byste měli indexovat a ukládat položky, jako by byly tyto zkratky vysvětleny, nikoli jednoduše jako řetězce písmen.
Například „Jane A. Doe Mining Company“by byla podána za „Jane A. Doe Mfg“
Krok 5. Obyčejně zapisujte číslice
Při ukládání položek podle abecedy se můžete setkat s číslicemi v jejich názvech. Čísla souborů obecně, spíše než jako by byla napsána. Před písmena se ukládají také čísla.
- Například „Společnost 3M“by byla podána před „100 skvělých podnikatelských nápadů“(protože „3“předchází „100“).
- „Velké podnikatelské nápady“a „Velcí obchodní vůdci“budou zařazeny za „100 skvělých podnikatelských nápadů“, protože čísla jsou uspořádána před písmena.
- Čísla, která jsou již napsána, jsou považována spíše za slova než za číslice. Například uložte položky „100 skvělých obchodních lídrů“, „Skvělé obchodní nápady“a „Dvě stě skvělých podnikatelských nápadů“v uvedeném pořadí.
- Pokud to však slouží k vašim účelům evidence, můžete udělat výjimku a vždy vkládat číslice, jako by byly napsány.
Krok 6. Vypořádejte se se všemi speciálními postavami
Je třeba vzít v úvahu všechny neabecední nebo nečíselné znaky, se kterými se setkáte při indexování a ukládání položek. Co s těmito postavami dělat, však závisí na jejich typu:
- Interpunkce (například apostrofy, tečky a čárky) se při indexování a ukládání položek obecně ignoruje. Napište například „Washingtonova nejlepší káva“a „Washingtonský státní veletrh“v uvedeném pořadí.
- Diakritika jsou považována za odpovídající písmena bez diakritiky. Napište například „Éclair“jako „Eclair“a „Über“jako „Uber“. Výjimkou je případ, kdy podáváte podle abecedy jazyka, který používá diakritiku, v takovém případě byste měli dodržovat normální abecední pořadí tohoto jazyka.
Krok 7. V případě potřeby použijte obecné pravidlo „nic před něčím“
Mezery (včetně interpunkce a dalších prvků, které jsou přeskočeny) jsou při abecedním podání obecně ignorovány. V případech, kdy máte položky začínající stejným způsobem, použijte k určení pořadí podání mezeru nebo pravidlo „nic před něčím“.
- Napište například „North East Bank“, „North East Manufacturing“a „Northeast Bank“v uvedeném pořadí.
- Stejně tak „Doe, Jane A.“bude podáno před „Doe, Jane A., Dr.“
Krok 8. V případě potřeby rozlišujte soubory podle podrobnějších informací
Ve vzácnějších případech nestačí abecední informace k určení pořadí souborů. V těchto případech musíte použít další informace k indexování a objednání položek. Označte tyto dodatečné informace u příslušných souborů, abyste je lépe odlišili. Například:
- Pokud jste měli položky pro dvě různé osoby jménem Jane A. Doe, mohli jste si je objednat do data narození. Soubor „Doe, Jane A. (nar. 1853)“by se tak dostal před soubor „Doe, Jane A. (nar. 1967).
- Když potřebujete rozlišovat, můžete si také objednat položky podle geografie. Pokud máte soubory pro tři různé banky na třech různých místech a každá banka se nazývá „First United Bank and Trust“, můžete je objednat abecedně v pořadí „First United Bank and Trust (Georgia)“, „First United Bank and Trust (Oklahoma) “a„ First United Bank and Trust (Jižní Dakota) “.
- Podobně, pokud byste měli položky pro dva různé medvědy nebo druhy medvědů, dále byste je rozlišovali podle druhu, zeměpisné polohy atd. Můžete mít například soubory na téma „Medvěd, Hnědý“a „Medvěd, Grizzly“(v uvedeném pořadí) nebo soubory na „Bears (European)“a „Bears (North American)“(v uvedeném pořadí).
Krok 9. Zveřejněte výjimky a zvláštní pravidla
Zajistěte, aby každý, kdo používá vaše soubory, věděl o jakýchkoli výjimkách ze standardních pokynů, které jsou zohledněny ve vašem informačním systému. To pomůže zajistit, aby každý mohl správně a efektivně používat systém evidence.
