Memorandum nebo zpráva je zpráva přizpůsobená konkrétnímu publiku, aby je o něčem informovala. Poznámky jsou obecným kancelářským dokumentem, takže mohou pokrývat širokou škálu témat a být distribuovány v papírových kopiích, faxem nebo e -mailem. Formalita vaší poznámky obecně závisí na organizaci, pro kterou pracujete, a na právní povaze tématu. Memorandum o renovaci budovy má obecně informovat nájemníky, zaměstnance, majitele nebo pracovníky o nezbytné renovaci, která ovlivní jejich životní prostředí. Zjistěte, jak napsat poznámku k rekonstrukci budovy.
Kroky
Krok 1. Vyžádejte si kopie předchozích memorand
Cit pro tón a formálnost vaší organizace můžete získat z příkladů minulých oznámení. Požádejte svého nadřízeného, aby poskytl pouze ty vzorky, se kterými byl spokojen.
Krok 2. Získejte kopie kontaktních údajů pro všechny, kterých se tato poznámka týká
Budete muset poslat kopii každé straně a získání všech potřebných adres nebo e -mailů může trvat několik dní nebo týdnů.
Krok 3. Shromážděte veškerá fakta, která jsou nezbytná k prokázání potřeby renovace budovy
Pokud rada pro bydlení nebo byt prošla návrhem na schválení renovace, požádejte o kopii návrhu, aby bylo možné jej vyžádat nebo distribuovat. Čím větší renovace bude, tím více důkazů budete potřebovat.
Krok 4. Stanovte termíny
U větších rekonstrukcí možná budete chtít poslat poznámku v dostatečném předstihu, aby mohli zajistit potřebná ubytování. Pokud je renovace na poslední chvíli, rozhodněte o datu a času, kdy k ní dojde, včetně času, kdy si lidé udělají ubytování.
Krok 5. Napište osnovu své poznámky
Jakékoli obchodní psaní slouží k přesvědčení čtenáře o něčem. Pod nadpisy vytvořte koncept, který bude obsahovat téma poznámky, popis, termíny a data, důkaz a kontaktní informace pro pokračování.
Krok 6. Strukturujte svou poznámku
Pokud se bude jednat o poznámku vytvořenou pod názvem společnosti, použijte logo a strukturu společnosti. Níže jsou uvedeny pokyny pro formátování poznámky:
- Umístěte jméno adresáta do levého horního rohu dokumentu pro zpracování textu. Může to být obecný nebo konkrétní název, ale měl by být snadno rozpoznatelný, aby člověk věděl, že se ho týká poznámka o rekonstrukci budovy.
- Dále zadejte osobu, lidi nebo společnost, která píše poznámku. Pokud píšete poznámku pro oddělení nebo společnost, možná budete muset před odesláním poznámky pod jménem někoho jiného požádat o schválení.
- Níže zadejte datum. Poznámky by měly být vytvářeny poměrně rychle, protože obvykle někoho požádají, aby si něčeho všiml včas.
- Napište předmět poznámky k rekonstrukci budovy pomocí nejlepších možných popisných slov. Například místo psaní „Předmět: Renovace budov“napište „Oprava výtahu, 30. srpna od 6 do 8 hodin“.
- Napište text zprávy. Napište účel, proč je renovace nutná, proč je renovace pro čtenáře přínosná a potřebný důkaz, jako je stavební zákon nebo bezpečnostní problémy. Buďte přímí; zkuste nezahrnout psaní, které vaši zprávu nepodporuje.
Krok 7. V případě potřeby zahrňte odrážky nebo seznamy
Lidé častěji čtou poznámky, které nejsou bloky textu. Vzhledem k tomu, že poznámky jsou poměrně neformální, můžete vytvářet seznamy s odrážkami nebo tučně zvýraznit určitou část termínu nebo účelu renovace.
Krok 8. Upravte svou poznámku na 1 stránku
Pokud dáváte poznámku mnoha lidem, nejlepší způsob, jak zajistit, aby si ji přečetli, je zkrátit ji. Pokud je příliš dlouhý a účel není hned jasný, mohou jej odložit, dokud nebudou mít volný čas.
To neplatí pro právní memorandum a některá sdělení společností, která obsahují zprávy o stavbách nebo návrhy představenstva. Ujistěte se, že víte, jakou délku vaše publikum čeká
Krok 9. Dokažte svou poznámku o pravopisných a gramatických chybách
Pokud vaše dovednosti v psaní nejsou silné, předejte je nadřízenému nebo kolegovi, který je může upravit.
Krok 10. Podepište dopis
Jakmile bude schválen, budete ho chtít podepsat a datovat, aby byl oficiální. Do spodní části poznámky vložte své kontaktní údaje a kontaktní údaje kohokoli, komu mohou směřovat dotazy.
Krok 11. Zahrňte potřebné přílohy
Vytiskněte si kopie poznámky a příloh pro každý z vašich kontaktů. Před doručením je sešijte do poznámky.
Krok 12. Dodejte svou poznámku včas
Lidé budou během rekonstrukce potřebovat čas na vypracování plánů, proto se jim snažte dostat informace hned po jejich oznámení.
