Když je na vašem stole nepořádek, může být pro vás mnohem těžší dohlédnout na věci, které potřebujete zvládnout. Elektronická zařízení se hromadí, všude se rozházejí papíry a celá pracovní plocha se posype nepoužitými položkami, které jen překážejí. S několika novými nástroji a trochou organizační důvtipnosti však můžete zcela přepracovat rozložení vašeho kancelářského stolu pomocí nové konfigurace, která podporuje efektivitu a zahání nepořádek. Klíčem je správné využití prostoru, který máte, a vytvoření nového prostoru tam, kde jej nejvíce potřebujete.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Omezení nepořádku
Krok 1. Vyhoďte odpadky a nepotřebné položky
Pusťte se do úplného očištění od všech obtěžujících, cizích nebo irelevantních věcí, které tlačí váš stůl. Patří sem zastaralé dokumenty, nevyžádaná pošta, prázdné krabice a staré nebo nepoužívané kancelářské potřeby a také zjevnější nepořádek, jako jsou balíčky s potravinami.
- Při úklidu pracovního stolu se zbavte tolik věcí, bez kterých se neobejdete. Čím více toho vyhodíte, tím více prostoru vám zbude, abyste mohli vykonat skutečnou práci.
- Umístěte odpadkový koš vedle stolu, aby se odpadky nadále nehromadily.
Krok 2. Rozhodněte, co musí na ploše zůstat a co ne
Seřaďte zbývající položky do skupin podle jejich důležitosti pro vaši práci a podle toho, jak často je používáte. Spotřební materiál, který používáte každý den, lze uspořádat do rozumných stolních organizérů nebo vhazovat do zásuvek na dosah, zatímco nepodstatné položky je třeba přemístit na místo, které není k dispozici, nebo je úplně vyřadit.
- Pokud vás zajímá, jak nejlépe postupovat, začněte seřazením svých pracovních materiálů od 1 do 4 z hlediska jejich bezprostřednosti. Položky, které obdrží hodnocení 1, mohou zůstat na ploše; položky s hodnocením 2 mohou jít do zásuvek; ti, kteří mají 3 s, by měli být umístěni do samostatných organizátorů a ti, kteří mají 4 s, mohou být uloženi.
- Abyste zvětšili svůj celkový prostor, musíte vytvořit soustředěnější a minimalističtější přístup k typům věcí, které kolem sebe máte.
Krok 3. Snižte velikost na efektivnější vybavení
Můžete mít na stole položky, které považujete za zásadní, a přesto zabírají více, než je jejich spravedlivý podíl na pracovním prostoru. Přehodnoťte objemné, nepohodlné nebo zvláštně tvarované předměty a zjistěte, zda by stálo za to nahradit je menšími, prostorově efektivnějšími verzemi. Například můžete najít kompaktnější zdroj světla, který nahradí zastaralou, nadrozměrnou stolní lampu.
- To vám poskytne praktickou výmluvu pro malé nákupy-dnes prodávané typy kancelářských produktů bývají menší a elegantnější ve srovnání se svými staršími protějšky.
- Podívejte se na položky, které mají více použití, jako je například tiskový vozík, který slouží také jako kartotéka nebo jmenovka, která také obsahuje pera.
Krok 4. Omezte osobní věci
I když může být pro vaši morálku dobré, když si kolem pracovního prostoru necháte pár obrázků svých dětí nebo různé popkulturní vychytávky, příliš mnoho těchto předmětů začne spotřebovávat cenný prostor na stole. Mohou také snadno rozptýlit, protože budete v pokušení zastavit a obdivovat je po celý den.
- Omezte své osobní věci na hrst drobných předmětů, jako je zarámovaný portrét rodinného psa nebo bobule Garfielda.
- Oprášte si pokyny pro zdobení svého zaměstnavatele, abyste získali představu o tom, kolik je v pořádku dodržet.
Krok 5. Ponechejte dostatek prostoru pro práci
Střední část vašeho stolu by měla být vyhrazena pro váš počítač nebo důležité dokumenty. Odřízněte malou oblast na jednu stranu stolu a použijte ji k dokončení papírování. Dopřejte si dostatek místa v oblasti loktů, abyste se při plnění každodenních úkolů necítili udušení.
Nenechávejte ostatní předměty unášet do prostoru, který jste si vyhradili pro své primární pracovní funkce
Metoda 2 ze 3: Nejlepší využití úložného prostoru
Krok 1. Použijte své zásuvky
Umístěte své základní zásoby a nejčastěji používané položky do horních zásuvek, aby byly po ruce. To zahrnuje věci jako psací potřeby, obálky, důležité formuláře a složky se soubory. Uložte spodní zásuvky pro záložní spotřební materiál, referenční materiály a dokumenty, na které se musíte jen občas podívat. Udělejte si trochu času na uspořádání obsahu svých stolních zásuvek, abyste přesně věděli, kde co je, když to potřebujete.
- Zásobte se kopírovacím papírem, náplněmi do tiskových kazet, inkoustovými pery, svorkami a dalšími položkami, kterými obvykle rychle procházíte, a vytvořte si připravenou mezipaměť spotřebního materiálu.
- Zásuvky jsou zvláště rizikovými zónami pro nepořádek. Procházejte svými zásuvkami každých pár týdnů a zbavte se všeho, co nepotřebujete, což narušuje efektivitu rozvržení vašeho stolu.
Krok 2. Investujte do organizéru do zásuvky
Veškerý prostor v zásuvce na světě vám neprospěje, pokud jsou samotné zásuvky nepořádek. Přestaňte jednoduše házet věci na stůl a místo toho použijte rozdělený organizér do zásuvky, který provede třídění a ukládání za vás. Specializovaní organizátoři se stanou užiteční den za dnem, protože vám umožní oddělit si zásoby, jak uznáte za vhodné, a přitom je mít pohromadě na jednom místě.
- Označte různá oddělení organizéru zásuvky tak, aby byl jeho obsah okamžitě identifikovatelný.
- U obzvláště velkých nebo plných stolů zkuste běžet s více organizéry různých velikostí a konfigurací, které vám pomohou sledovat vaše zásoby.
Krok 3. Mít vyhrazené místo pro elektronická zařízení
Pokud váš notebook, tablet nebo smartphone hraje ve vaší práci důležitou roli, můžete je vynechat, ale izolovat je do jednoho rohu nebo do speciální zásuvky. Tímto způsobem neskončí rozloženi na ploše. Zkuste nespoléhat na příliš mnoho zařízení najednou, protože se mohou rychle stát spíše zhoršením než pomocí.
- Vytvořte „nabíjecí stanici“poblíž zásuvky nebo elektrické zásuvky, kde mohou vaše zařízení zůstat zapojená a připravená k použití.
- Obecně je nejlepší používat digitální zařízení pouze tehdy, když je to nezbytně nutné. Elektronika také přispívá k mnoha duševním nepořádkům.
Krok 4. Držte tašky a aktovky mimo dosah
Batohy, peněženky, tašky na notebooky, obědové boxy a další nosiče jsou objemné a zabírají mnoho místa, takže nemá smysl jimi zakrývat stůl. Uložte toto příslušenství jinam, nejlépe vedle nebo pod stůl, kde k nim budete mít přístup, aniž byste byli překážkou. Snažte se každý den na cestě do práce zabalit vše potřebné do co nejmenšího počtu tašek.
- Využijte skříňky nebo odpočívárny k ukládání osobních věcí, pokud je vaše společnost nabízí.
- Při skladování většího příslušenství na úrovni podlahy se snažte nebránit stávajícímu prostoru pro chůzi.
Metoda 3 ze 3: Představení nových nástrojů a zdrojů
Krok 1. Investujte do zásobníku papíru
Pokud ještě nepoužíváte zásobník papíru, přicházíte o důležité místo na stole i o neocenitelný organizační nástroj. Zásobníky papíru mají několik úrovní, které můžete použít k rozdělení příchozích, odchozích a probíhajících dokumentů, což výrazně zefektivní váš pracovní postup. To znamená, že už nikdy nebudete muset kopat hromadu neuspořádaných papírů.
- Zvažte implementaci dvou samostatných zásobníků: jednoho pro aktuální práci a jednoho pro soubory, které nepotřebujete, ale ještě nebyly archivovány.
- Pomocí zásobníku papíru můžete také třídit a odpovídat na hromady nezodpovězených e -mailů.
Krok 2. Dokumenty uložte do krabic
Papíry, které denně nepotřebujete, lze objednat, sešít nebo vložit do manilských složek a schovat do označených úložných boxů. Pro tyto boxy pak můžete najít místo kolem stolu nebo kanceláře nebo ve vašem podniku určeném zařízení pro ukládání dokumentů.
- Úložné boxy chrání důležité dokumenty před poškozením, politím a náhodným umístěním nebo vyhozením.
- Ujistěte se, že jsou všechny boxy řádně označeny a systematicky evidovány.
Krok 3. Udržujte své psací potřeby na jednom místě
Chcete -li zabránit tomu, aby na spodní straně zásuvky na odpadky chyběly volné pera, tužky a zvýrazňovače, seskupte je a seskupte do zásobníku nebo organizéru na šálky. Udělejte si domov pro organizátora někde na ploše, abyste měli vždy po ruce psací potřeby.
- Vyhoďte veškeré nádobí, které je rozbité, vysušené nebo nemá víčko.
- Nezapomeňte ve spodní zásuvce uschovat několik záložních balíčků per a značek, pro případ, že vám dojde.
Krok 4. Zavěste poblíž malou nástěnku
Můžete použít jednoduchou korkovou nástěnku k vylepšení oznámení, vylepení připomenutí Post-It a udržování naléhavých dokumentů na očích. Pokud máte kancelář pro sebe, namontujte nástěnku na zeď na viditelné místo. Pokud pracujete ve sdíleném prostoru, zkuste jej vybavit rozdělovačem skříně nebo dokonce bočnicí stolu.
- Nástěnky jsou extrémně prostorově efektivní, protože vám umožňují zcela odstranit předměty ze stolu.
- Zveřejněním osobních fotografií nebo dekorací na nástěnku uvolníte místo na ploše pro důležitější položky.
Tipy
- Projděte a vyčistěte, odmontujte a reorganizujte svůj stůl každých pár týdnů. Nemá smysl zavádět nový systém pro udržování pořádku ve vašich věcech, pokud se ho nebudete držet.
- Věnujte pozornost svému běžnému pracovnímu postupu a nadále zefektivňujte rozložení a konfiguraci vašeho stolu. Efektivní organizace je neustálé úsilí.
- Vždy okamžitě zlikvidujte odpadky. Čím déle budete čekat na vyhození, tím větší je pravděpodobnost, že to necháte bez kontroly.
- Pokud pracujete ve sdíleném prostoru, zjistěte, zda by vaši spolupracovníci byli ochotni s vámi spolupracovat na vymýšlení úsporných organizačních opatření a řešení úložiště.
