Organizace kancelářských souborů může být obtížný úkol, zvláště pokud máte velké množství souborů a dokumentů, ale nemusí to být bolestivý proces. Plánování dopředu a rozhodování o systému souborů vám může pomoci uspořádat soubory tak, aby vyhovovaly vašemu podnikání, a zajistit, že budete důležité dokumenty vyhledávat efektivněji. Jakmile budete mít své soubory v pořádku, budete se muset držet konzistentního systému, který bude soubory udržovat tímto způsobem.
Kroky
Metoda 1 ze 3: Vývoj systému
Krok 1. Vytvořte kategorie souborů
První věc, kterou musíte udělat, pokud chcete uspořádat soubory, je rozhodnout, jaké hlavní kategorie použijete pro třídění. Různé druhy kanceláří budou mít různé druhy kategorií, ale obecný systém je stejný. Musíte vymyslet systém, který vaše soubory smysluplně třídí.
Pokud například pracujete v advokátní kanceláři a potřebujete organizovat klientské soubory, můžete řadit podle obecných typů případů: soudní spory, dědické, podnikové, administrativní a další
Krok 2. Nastavte podkategorie
V rámci každé jednotlivé kategorie můžete být konkrétnější vytvořením seznamu podkategorií. Jakýkoli jednotlivý kus papíru, který je třeba podat, lze definovat dvěma termíny - obecnou kategorií a poté podkategorií.
Pokud například nastavujete registrační systém pro finanční záležitosti, můžete mít obecnou kategorii „Odchozí platby“a poté nastavit podkategorie dodavatelů, dodavatelů, služeb, profesionálů a administrativních nákladů
Krok 3. Použijte systém barevného kódování
Zní to jednoduše, ale může to být velmi účinný způsob, jak uspořádat soubory pro rychlý přístup. Rozhodněte, kolik různých kategorií budete mít ve svém informačním systému, a poté použijte tolik různých barevných složek.
Namísto používání složek, které jsou zcela barevné, můžete použít běžné složky v manile a získat barevné nálepky. Pro lepší viditelnost pak můžete nalepit nálepky na horní záložku, na okraj složky nebo obojí
Krok 4. Označte soubory
Každý soubor ve vaší kanceláři má nyní jasné místo. Štítek byste měli na kartu každé složky napsat jasně a úhledně, abyste věděli, kam patří. Štítek na každé jednotlivé složce by měl začínat obecnou kategorií a poté by měl následovat konkrétní podkategorie. Složka obsahující záznamy o platbách vašim prodejcům by například mohla mít štítek „Odchozí platby / prodejci“.
- Štítky na každém souboru by měly být vytištěny pokud možno úhledně a konzistentně. Velmi snadno si můžete zakoupit softwarové balíčky, které vám umožní formátovat štítky, takže je můžete psát a tisknout pomocí počítače.
- Pokud tisknete štítky na počítači, měli byste používat konzistentní velikost a styl písma. Pokud tisknete ručně, měli byste se snažit být důslední a co nejčistší.
Krok 5. Seřaďte soubory podle abecedy
Když je váš registrační systém zaveden a máte vytvořené všechny své složky, dejte je do pořádku. Obecné složky byste měli třídit abecedně. V každé obecné složce by měly být všechny podkategorie seřazeny také abecedně.
Můžete se rozhodnout seřadit některé informace podle data, nikoli podle štítku tématu. Pokud ano, pak se budete muset sami rozhodnout, zda má větší smysl třídit soubory podle nejnovějších položek vpředu a přejít k nejstarším, nebo naopak
Krok 6. V každé zásuvce na spisy ponechte několik palců prostoru
Když vytváříte svůj registrační systém, musíte nechat prostor pro růst souborů. Jak čas plyne, nepochybně obdržíte více papírů, které můžete přidat do každé složky. Ponechte prostor pro rozšíření souborů. V opačném případě budete mít později obtížný úkol přesouvat celé sekce nebo zásuvky na soubory, abyste uvolnili místo.
Metoda 2 ze 3: Třídění rozdělených souborů
Krok 1. Shromážděte všechny materiály, které je třeba vyplnit
Pokud začínáte se sbírkou papírů, které nebyly uspořádány a jsou v nepořádku, budete muset začít tažením papírů k sobě. Najděte si pracoviště a sbírejte vše na jedné hromádce. Poté budete moci pracovat na organizaci.
Krok 2. Papíry rozdělte do dvou skupin na „akci“a „podání“
"Jako první krok byste měli vytvořit složku nebo hromádku pro vše, co vyžaduje okamžitou akci." Tyto dokumenty by neměly být podány, nebo si možná nepamatujete, že byste měli dělat práci, kterou je třeba udělat. Odložte tuto složku „akce“stranou, abyste ji mohli brzy řešit. Poté pokračujte v podání zbývajících papírů.
Uspořádejte soubor „akce“. Papíry, které je třeba okamžitě zpracovat, by měly být roztříděny do menších skupin na základě práce, kterou musíte udělat. Nastavte například takové podkategorie jako volání, psaní, doručování a platby
ODBORNÁ TIP
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Krok 3. Vyzvedněte každý papír jednou
Při procházení volných papírů, které podáváte, rozhodujte o každém z nich při jeho kontrole. Vezměte si papír, přečtěte si ho, rozhodněte, do jaké kategorie a podkategorie patří do vašeho spisového systému, a poté jej odložte. Práce tímto způsobem vám pomůže s konzistencí ve vašem podání a pomůže vám ušetřit čas tím, že se s každou položkou vypořádáte pouze jednou.
Při kontrole každé položky byste měli určit, zda si ji vůbec potřebujete ponechat. Pokud je papír něco, co již bylo zpracováno, a není to něco, co byste měli uchovávat jako záznam, zvažte raději jeho vyřazení, než podání
Krok 4. Rozbalte každou položku
Většina papírů, které máte, pravděpodobně přišla v korespondenci a pravděpodobně budou v obálkách a složené. Vyjměte papíry z obálek, otevřete je naplocho a poté založte. Tímto způsobem naložíte každý papír, aby se vaše složky rovnoměrně vešly do zásuvky na soubory, aniž by došlo k vyboulení tam, kde se skládané papíry skládají.
- Rozhodněte se, zda si potřebujete ponechat obálky. Ve většině případů jsou obálky zbytečné a lze je zlikvidovat. Pokud se však domníváte, že budete potřebovat doklad o doručení nebo razítko, měli byste obálku sešít k papírům a držet je pohromadě.
- Více papírů by mělo být sešito dohromady. Tím se zabrání tomu, aby se věci oddělily nebo ztratily. Sponky jsou vhodnější než kancelářské sponky, protože (a) zapadají do souborů rovnoměrněji a (b) nemají problém vyklouznout.
Metoda 3 ze 3: Údržba vašich souborů
Krok 1. Použijte košík „Do souboru“
Když do vaší kanceláře vstoupí nová korespondence nebo se vytvoří nové papírování, možná ji nebudete moci hned podat. Vše, co je třeba podat, byste měli umístit na jediné místo, kde to bude možné. Košík na vašem stole s označením „Do souboru“je dobrý způsob, jak tyto papíry odložit, dokud nebudete připraveni.
Krok 2. Určete konzistentní čas pro práci na podání
Pokud můžete, naplánujte si každý den nebo týden konzistentní čas, kdy můžete pracovat na podávání nových papírů. Pokud se přihlašování stane běžnou součástí vaší rutiny, je větší pravděpodobnost, že s ním budete držet krok.
- Můžete si například vyhradit poslední půlhodinu každého dne na podání denních papírů. Pokud to není dost času, můžete zkusit podání podat dvakrát denně, těsně před obědem a poté těsně před odjezdem.
- Klíčem k úspěchu je důslednost a opakování.
Krok 3. Zajistěte, aby ostatní s přístupem k souborům rozuměli systému
Pokud jste jedinou osobou, která používá vaše soubory, měli byste snadno udržovat vytvořené pořadí. Pokud však ostatní lidé potřebují použít dokumenty ve vašich souborech, měli byste se ujistit, že rozumějí - a dodržují - systém, který jste vytvořili. Mít zavedený systém evidence není užitečné, pokud se papír dostane do nesprávné složky a vloží se do nesprávných složek.
Může to být efektivnější a efektivnější, pokud nabídnete, že dostanete něco, co by někdo ve vaší kanceláři mohl potřebovat, a poté je požádáte, aby vám vše vrátili přímo. Pak si můžete být jisti, že se vše správně zkomplikuje
Krok 4. Uchovejte důležité dokumenty na bezpečném místě
Některé speciální materiály mohou být uloženy na zvláštních místech. Například některé papíry mohou být uloženy v trezoru nebo v ohnivzdorném boxu. Možná dokonce budete muset některé materiály uchovávat mimo pracoviště, v bezpečnostní schránce banky nebo v advokátní kanceláři vaší společnosti.
Krok 5. Pravidelně kontrolujte své soubory
Minimálně jednou za rok, případně i častěji, byste si měli na kontrolu souborů vyhradit nějaký čas. Účelem této recenze je rozhodnout, zda existují dokumenty nebo celé složky, které lze zahodit nebo případně přesunout do úložiště mimo pracoviště. Pokud už něco nebude nikdy potřeba, měli byste to zahodit. Pokud se jedná o něco, co neočekáváte, že budete pravidelně používat, ale možná budete muset vést jako záznam, měli byste to poslat do úložiště.
