3 jednoduché způsoby, jak organizovat papírové soubory v práci

Obsah:

3 jednoduché způsoby, jak organizovat papírové soubory v práci
3 jednoduché způsoby, jak organizovat papírové soubory v práci
Anonim

Papírové soubory mohou být bolestivé, zvláště když se hromadí na vašem stole. Chcete -li lépe pracovat se svými zbloudilými papíry a potvrzeními, zkuste seřadit všechny nezařazené dokumenty. Dále použijte kartotéku nebo zásuvku k třídění souborů do různých složek. Pokud chcete úplně odstranit nepořádek v kanceláři, můžete své dokumenty nahrát do počítače, wiki nebo jiného cloudového systému. Díky základnímu plánu můžete lépe spravovat mnoho typů souborů ve vašem kancelářském prostoru!

Kroky

Metoda 1 ze 3: Filtrování prostřednictvím vašich dokumentů

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 1
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 1

Krok 1. Oddělte dokumenty, které je třeba uložit, od těch, které stále používáte

Jakmile začnete pořádat papíry, vytvořte hromadu pro ty, kteří jsou připraveni k odložení, a samostatnou hromadu pro ty, kteří musí zůstat na stole. Pořiďte si na stůl 2slotový organizér papíru, aby vaše dokumenty zůstaly organizované i po počátečním procesu třídění a ukládání. Uložte dokumenty, které budete používat, do 1 slotu a dokumenty připravené k uložení do jiného.

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 2
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 2

Krok 2. Vyberte si každý den den, abyste mohli podat papíry

Nenechte své koše s novými dokumenty vymknout kontrole; místo toho si vyhraďte den nebo dva na třídění a organizaci souborů. Pokud ve svém pracovním prostoru neřešíte spoustu účtenek a dokumentů, může vám na dokončení práce stačit 1 den. Pokud však vaše práce zahrnuje mnoho papírování, možná si budete chtít vyhradit 2–3 dny na vyřešení neuspořádaných dokumentů.

Třídění souborů každý týden dělá organizační proces mnohem lépe zvládnutelným

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 3
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 3

Krok 3. Označte všechny soubory daty vyřazení, abyste zabránili nepořádku

Před podáním nových dokumentů pečlivě zkontrolujte datum a obsah každého souboru. Pokud se dokument týká probíhajícího projektu nebo jiného problému, napište na začátek souboru „probíhá“. Pokud příspěvek pojednává o dokončeném projektu, označte soubor jako „dokončený“. Navíc si poznamenejte čas, kdy soubor již není potřeba a dokument lze skartovat nebo recyklovat.

Pokud rychle skenujete soubory, tyto zápisy vám mohou pomoci najít správný soubor efektivněji

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 4
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 4

Krok 4. Recyklujte všechny nerelevantní dokumenty místo jejich ukládání

Nepředpokládejte, že každý soubor si zaslouží místo ve vaší kartotéce nebo zásuvce. Místo toho odložte všechny nepotřebné dokumenty do koše. Pokud vaše soubory obsahují nějaké osobní údaje, dokumenty místo jejich recyklace skartujte.

Skartujte všechny soubory s finančními údaji a informacemi o účtu, číslem sociálního pojištění nebo jinými citlivými údaji

Metoda 2 ze 3: Výběr třídicího systému

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 5
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 5

Krok 1. Vyberte fyzický úložný prostor pro vaše soubory

Zkontrolujte rozvržení pracovního prostoru a přemýšlejte o tom, jaký systém souborů by fungoval nejlépe. Pokud máte kancelář, může být dobrou volbou velká kartotéka. Pokud však máte menší pracovní prostor, logická logika může mít větší smysl.

  • Při nákupu nového úložného systému zkuste upřednostnit kvalitu před cenou.
  • Bez ohledu na váš archivační systém nezapomeňte umístit citlivé dokumenty do zabezpečené složky.
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 6
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 6

Krok 2. Pokud jsou vaše soubory časově citlivé, uspořádejte své dokumenty podle data

Vyberte si organizační systém, který dává největší smysl pro vaše obchodní nebo kancelářské prostory. Pokud je vaše práce soustředěna kolem termínů, zkuste si objednat složky s aktuálním datem vpředu. Jak dny plynou, pokračujte v přidávání nových složek a souborů na přední stranu kartotéky nebo zásuvky.

  • Můžete mít samostatné soubory například pro dny, týdny nebo měsíce.
  • Pokud například pracujete jako daňový poradce, mělo by smysl podávat dokumenty vašich klientů podle data.
  • Tento systém funguje dobře pro jednotlivce pracující s materiály citlivými na čas.
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 7
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 7

Krok 3. Navrhněte kalendářní systém řazení, pokud pracujete s chronologickými soubory

Pokud ve svém kancelářském prostoru řešíte velký objem souborů, zkuste do svých skříněk a zásuvek přidat kartotéční systém. Podobně jako kalendář, systém „tickler“používá 12 velkých složek k reprezentaci každého měsíce, přičemž 28-31 podsložek doprovází každou velkou složku pro každý den v měsíci. Zkuste tuto metodu použít, pokud máte práci orientovanou na datum.

  • Pokud například pracujete pro exportní společnost, může být jednodušší třídit soubory podle měsíce a data místo obecné kategorie.
  • Tento systém je lepší pro jednotlivce, kteří dávají přednost konkrétní numerické organizaci na rozdíl od barevného kódování.
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 8
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 8

Krok 4. Pokud chcete papíry kategorizovat, seřaďte soubory podle tématu

Vyberte různé kategorie pro své složky a poté je uspořádejte podle relevance. Při uspořádání své kartotéky nebo zásuvky umístěte složky s nejrelevantnějším a nejdůležitějším vepředu. S ohledem na to pokračujte v třídění souborů, abyste měli snadný přístup k důležitým dokumentům.

Pokud jste například finančním poradcem společnosti, bude rozumnější třídit dokumenty podle důležitosti a relevance, například „investice“, „mzdy“a „daně“

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 9
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 9

Krok 5. Vyberte pro své soubory široké názvy kategorií

Nepoužívejte pro své složky dlouhé, příliš konkrétní štítky. Místo toho si zkuste vybrat obecné, inkluzivní štítky, aby vám později nedělalo potíže třídit nové soubory. Pokud chcete vytvořit konkrétnější systém souborů, zkuste přidat podsložky do svého většího, obecnějšího systému souborů.

Například „Zprávy o výdajích za 3. duben“by nebyly dobrou kategorií pro obecnou složku, protože jsou příliš konkrétní. Místo toho označte složku jako „Expense Reports“, což je mnohem otevřenější

Spropitné:

Štítkovače jsou snadný a účinný způsob kategorizace souborů.

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 10
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 10

Krok 6. Barevně kódujte dokumenty a vytvořte vizuálně atraktivní systém

Investujte do různých vícebarevných složek a štítků. Dále přiřaďte různé kategorie souborů různým barvám složek a štítků, abyste mohli udržovat konzistentní systém souborů. Pokuste se používat stejné barvy a kategorie ve všech kartotékách a zásuvkách, abyste měli přístup k různým souborům rychle a efektivně.

  • Například označte své žluté složky pro e-mailovou korespondenci, červené složky pro formuláře související s daněmi a zelené složky pro mzdy.
  • Zkuste použít barevná schémata a štítky, které si snadno zapamatujete. Například zelená by mohla být skvělým barevným štítkem pro finanční formy, protože zelená barva je často spojována s penězi.
  • Tento systém je nejlepší pro vizuální studenty.

Metoda 3 ze 3: Digitální přístup

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 11
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 11

Krok 1. Naskenujte své papírové soubory a uložte je digitálně

Kdykoli přidáte nový soubor do skříně nebo zásuvky, pomocí skeneru nahrajte digitální verzi souboru do počítače. Pokud potřebujete rychlý přístup k souboru, budete mít mnohem rychlejší a snazší vyhledávání na stolním počítači, než budete procházet několika složkami. Pokud je celý váš archivační systém na papíře, naskenujte a nahrajte soubory a vytvořte digitální zálohu.

  • Nestresujte se, pokud nemáte digitální registrační systém! Jednoduše naskenujte a nahrajte soubory po 1 složce.
  • Soubory můžete také skenovat pomocí určitých aplikací pro telefon.
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 12
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 12

Krok 2. Vyberte konzistentní názvy pro všechny soubory

Vyberte si štítky pro své digitální dokumenty, které lze snadno vyhledávat a mít k nim přístup. V ideálním případě se snažte, aby tyto soubory odpovídaly jejich shodě, jako je datum nebo příjmení, protože to usnadní jejich třídění. V případě potřeby zahrňte do názvů svých souborů všechna relevantní umístění, datové sady nebo čísla verzí.

  • V názvech souborů nepoužívejte žádné speciální znaky, protože počítače je nemohou správně zpracovat.
  • Například při označování konkrétního data, jako je 24. listopadu 2003, označte svůj dokument jako 20031124.
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 13
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 13

Krok 3. Seřaďte své digitální soubory pomocí složek a podsložek

Podobně jako v kartotéce můžete naskenované dokumenty ukládat a upravovat pomocí řady digitálních složek. Na ploše vytvořte a označte více složek, které se týkají vašich nahraných souborů. Pokud chcete použít konkrétnější kategorie, vytvořte v každé větší složce několik podsložek. Pokračujte v šťourání se svými digitálními složkami, dokud nenajdete systém, který vám bude dobře vyhovovat!

Pokud například máte složku s názvem „Daně“, můžete vytvořit několik podsložek pro různé roky

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 14
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 14

Krok 4. Nahrajte své dokumenty na wiki, aby k nim mělo přístup více lidí

Pokud je váš pracovní prostor více kolaborativní, vytvořte online wiki, ke které mají přístup vaši spolupracovníci a nadřízení. Po přihlášení do wiki použijte sekci „panel nástrojů“pro přístup k tlačítku „nahrát soubor“. Pomocí této funkce můžete svůj nově nahraný dokument propojit s řadou lidí, kteří nyní mohou soubor zobrazit a přistupovat k němu.

Mějte na paměti, že kdokoli může upravovat soubory na wiki

Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 15
Uspořádejte papírové soubory v práci Krok 15

Krok 5. K ukládání dokumentů na cestách použijte cloudový software

Stáhněte si aplikaci nebo jinou digitální službu, která funguje na počítačích i mobilních zařízeních. Chcete-li mít své soubory na jednom místě, pomocí této služby nahrajte obrázky svých souborů, aby je bylo možné ukládat do cloudového softwaru. Zatímco některý software je zdarma, možná budete muset zaplatit, abyste získali více úložiště.

Doporučuje: