Každý má důležité dokumenty, od rodného listu po bankovní informace, které chce mít v bezpečí. Přestože nikdy nechceme myslet na to, že se dějí špatné věci, tyto dokumenty jsou klíčové v případě nouze nebo katastrofy. Naštěstí je jejich skladování a ochrana je snadná. S některými nástroji pro plánování, organizaci, digitalizaci a ukládání můžete všechny své důležité dokumenty uchovávat na bezpečném místě.
Kroky
Metoda 1 ze 2: Ochrana vašich dokumentů
Krok 1. Získejte přenosnou, ohnivzdornou skříňku na důležité dokumenty
Nejlepší způsob, jak chránit důležité dokumenty, je domácí uzamykatelná schránka. To je to, co FEMA doporučuje pro skladování. Pořiďte si ohnivzdorný, uzamykatelný box, aby vaše dokumenty byly v případě nouze v bezpečí. Také se ujistěte, že je krabice snadno přenosná, abyste si mohli vzít dokumenty, pokud budete muset odejít.
- Obchody s hardwarem nebo kancelářskými potřebami obvykle nosí pouzdra na přenášení dokumentů. Můžete je také najít online.
- Uzamykatelné skříňky mohou být dodávány s klíčem nebo kombinovaným zámkem. Ať už si vyberete cokoli, klíč nebo kombinaci uschovejte na bezpečném místě, kam se dostanete. Řekněte také své rodině, kde je najdete.
- Někteří lidé si myslí, že uložení dokumentů do trezoru je nejlepší plán, ale velký nebo těžký trezor nebudete moci mít u sebe. To znamená, že pokud budete muset opustit svůj domov, můžete přijít o dokumenty. Přenosná skříňka je mnohem lepší volbou.
Krok 2. Před zamknutím krabice vložte všechny dokumenty do plastových sáčků
I když jsou skříňky obvykle vodotěsné, může dojít k netěsnostem, zvláště pokud dojde k záplavě. Protože voda může zničit důležité dokumenty, je nejlepší přidat druhou vrstvu ochrany. Před vložením všech dokumentů do krabice vložte všechny dokumenty do uzavíratelných plastových sáčků.
Můžete také chtít nechat krabici na vyvýšeném místě, například na poličce nebo ve druhém patře, jako zvláštní opatření proti povodňovým škodám
Krok 3. Nechte skříňku na přístupném místě, na které se rychle dostanete
Možná nikdy nebudete chtít přemýšlet o tom, že byste ve spěchu opustili svůj domov. Pokud však dojde k jakémukoli druhu mimořádné události, jako je přírodní katastrofa, nemůžete ztrácet čas hledáním svých dokumentů. Skříňku nechejte na místě, kam se snadno dostanete, abyste ji mohli rychle uchopit. To vám ušetří drahocenný čas v případě nouze.
- Krabici byste měli trochu schovat, pro případ, že by do vašeho domu vešel zloděj. Postavit ho do zadní části skříně by mělo stačit, pokud víte, kde je, a můžete ho rychle dostat.
- Řekněte ostatním členům vaší domácnosti, kde je také box, pro případ, že by museli rychle odejít, když tam nejste.
Krok 4. Označte krabici, aby byla snadno identifikovatelná
Pokud spěcháte nebo někdo jiný potřebuje krabici, ujistěte se, že je lze snadno identifikovat. Umístěte na něj štítek s nápisem „Důležité dokumenty“. Tímto způsobem můžete krabici rychle najít a uchopit v případě nouze.
Krok 5. Zálohujte všechny důležité dokumenty pomocí digitálních kopií
Fyzické dokumenty se mohou vždy poškodit nebo ztratit, takže digitální záloha je velmi důležitá. Pomocí skeneru digitalizujte všechny dokumenty, které ukládáte do schránky. Tímto způsobem budete mít zálohy, pokud dojde k poškození nebo ztrátě některého z nich.
- Existují také aplikace pro chytré telefony, které vám umožňují pořizovat fotografie a ukládat je jako soubory PDF. Jedná se o rychlý a snadný způsob zálohování dokumentů.
- Digitalizace méně důležitých dokumentů může být skvělý způsob, jak omezit nepořádek i u vás doma. Pokud se cítíte zahlceni přílišným papírováním, může vám to pomoci se zorganizovat.
Krok 6. Uložte své digitální kopie alespoň na 2 zabezpečená místa
Digitální záloha je dobrý začátek, ale musíte se také ujistit, že je chráníte. Obecně mějte své digitální soubory alespoň na 2 místech, abyste je s menší pravděpodobností ztratili. Soubory můžete načíst na vyměnitelnou jednotku flash, nechat tuto jednotku ve své schránce a také nahrát soubory na účet zabezpečeného cloudového úložiště. Tímto způsobem máte k dispozici několik způsobů přístupu k dokumentům v případě nouze.
- Ujistěte se, že všechny složky, do kterých ukládáte důležité dokumenty, chráníte heslem. Nastavte své cloudové soubory na soukromé a vložte heslo do složek ve vašem počítači nebo na flash disku.
- Flash disk nebo pevný disk můžete také uložit do jiné schránky ve své bance. Tímto způsobem máte digitální kopie na 2 fyzických místech.
Metoda 2 ze 2: Uložení správných dokumentů
Krok 1. Vložte všechny své osobní identifikační dokumenty do přenosné schránky
V případě katastrofy budete muset dokázat svou identitu a rodinné vztahy. Do úschovny uložte originály čehokoli, co potřebujete k identifikaci sebe a své rodiny.
- Vlastní identifikační dokumenty zahrnují váš pas, rodný list, kartu sociálního zabezpečení a zelenou kartu nebo imigrační záznamy. Měli byste také nechat kopii vašeho řidičského průkazu nebo státem vydaného ID.
- Pokud jste v jakémkoli bodě sloužili v armádě, uveďte také své servisní ID a záznamy.
- Pokud jde o vaše rodinné vztahy, zahrňte své záznamy o manželství nebo rozvodu, rodné listy dětí, doklady o adopci nebo péči o dítě a záznamy nebo štítky o vlastnictví domácích zvířat.
Krok 2. Uložte své finanční záznamy, abyste dokázali, co vlastníte
Finanční a vlastnické záznamy jsou důležité pro náhradu a pojištění po jakémkoli druhu katastrofy, proto je vždy zahrňte také do své schránky. Položte papírové záznamy o všem, co vlastníte, a o všech vašich aktivech, abyste je mohli obnovit, pokud dojde k nehodě a budete muset odejít.
- Důležité záznamy o vlastnictví zahrnují listinu domů, posouzení hodnoty nemovitosti, vlastnické právo k vašemu vozu a další registrační dokumenty, vaši závěť a informace o bankovním a penzijním účtu. Zahrňte také kopie všech vašich pojistných plánů.
- Obecně by v rámečku měly být také záznamy o nedávných nebo probíhajících finančních závazcích. Mezi příklady patří vaše hypoteční dokumenty, informace o půjčce, výživné, podpora dítěte, záznamy o automatických platbách za kabelové připojení, tělocvičny, veřejné služby nebo předplatné a nejnovější daňová přiznání.
- Pokud si místo svého vlastnictví pronajmete dům, přiložte k němu nájemní smlouvu nebo nájemní smlouvu.
Krok 3. Zahrňte své lékařské záznamy, abyste o ně nepřišli
V případě nouze budete také potřebovat své zdravotní a zdravotní záznamy. Ujistěte se, že máte záznamy o očkování a očkování, seznamy léků, které užíváte, seznam vašich alergií nebo zdravotních stavů, informace o vašem zdravotním pojištění, formuláře plné moci a kontaktní údaje na vaše lékaře a zubaře, abyste se k nim mohli dostat, pokud muset.
- Nezapomeňte zahrnout všechny tyto informace i pro ostatní členy vaší domácnosti nebo rodiny.
- Pokud máte nějaké postižení, nezapomeňte přidat záznamy, které to dokládají, stejně jako jakékoli papírování o vašich výhodách nebo kompenzacích.
- Pokud máte domácího mazlíčka, přiložte také veterinární záznamy.
Krok 4. Vyfoťte všechny cenné předměty nebo majetek pro pojistné krytí
Ne vše, co vlastníte, se vejde do vaší skříňky, takže uchovávání fotografií cenných předmětů může pomoci, pokud je něco poškozeno a potřebujete podat pojistné události. Pořiďte fotografie všeho cenného, co by se mohlo při nehodě poškodit. Fyzické kopie obrázků uložte do krabice a také nahrajte digitální kopie na flash disk nebo do cloudového úložiště.
Některé položky, pro které můžete potřebovat krytí, zahrnují váš domov, auto, umělecká díla, sběratelské předměty nebo drahou elektroniku
Krok 5. Nechejte pro případ v pokladně nějakou hotovost
Pokud dojde k výpadku elektrického proudu nebo budete muset opustit svůj domov, možná nebudete mít přístup ke svému bankovnímu účtu. Ponechejte nouzový peněžní fond malých účtů, ne vyšší než 20 $, jen pro případ, že byste v nouzi potřebovali peníze.
Přestože je důležité mít hotovost v nouzi, nenechávejte tam všechny své úspory. Peníze na bankovním účtu jsou pojištěny u FDIC a peníze ve vaší schránce nejsou. Většinu svých úspor je lepší nechat v bance a v hotovosti uložit pouze to, co byste mohli potřebovat
Krok 6. Použijte méně uzamykatelnou skříňku pro méně důležité papírování
Každá domácnost má spoustu dalšího papírování, které není kritické a nemusí být ve vaší schránce. Nejlepší způsob, jak tyto dokumenty uložit, je kovová, uzamykatelná kartotéka. Díky tomu jsou chráněni a organizováni a nemusíte se bát, že je budete chtít nosit s sebou, pokud potřebujete opustit svůj domov.
- Některé důležité, ale nekritické dokumenty zahrnují nedávné bankovní výpisy, daňová přiznání starší než jeden rok, školní nebo pracovní doklady, účty za energie, výpisy z kreditních karet a důležité účtenky.
- Obecně platí, že pokud jsou účty nebo výpisy starší než rok, můžete je skartovat. Můžete je také digitalizovat, pokud chcete vést záznamy bez nepořádku.
Tipy
- Pokud dáváte přednost ukládání dokumentů mimo svůj domov, můžete si také ve své bance pronajmout skříňku. Zeptejte se pokladníka na vaše možnosti.
- Abyste se připravili na mimořádnou událost, je také dobré uložit jídlo, vodu, léky, baterky, přenosné rádio a lékárničku.
Varování
- Pokud někdy dojde k nouzové situaci a budete muset okamžitě opustit svůj domov, upřednostněte nejprve bezpečnost všech. Vaše dokumenty mohou počkat, až budou všichni ostatní venku.
- Neohrožujte svůj život ani bezpečnost při ukládání dokumentů.
