Organizace kartotéky může být náročná, ať už je to domácí skříň plná zaplacených účtů a daňových informací nebo pracovní skříň plná dokončených projektů a faktur. Uspořádejte si svou kartotéku tím, že se zbavíte starých souborů, vyhledáte spisový systém, který vám vyhovuje, a budete jej neustále udržovat.
Kroky
Část 1 ze 4: Očištění starých dokumentů
Krok 1. Kupte si kartotéku, pokud ji nemáte
Podívejte se na kvalitní skříňku, která má dobrou velikost pro váš domov nebo kancelář v rámci vašeho rozpočtu. Zvažte ohnivzdornou a vodotěsnou skříň v případě jakýchkoli přírodních katastrof, které mohou postihnout váš domov. Balíček takových skříní najdete v místních obchodech, obchodech s nábytkem, truhlářských obchodech a nákupních centrech.
Krok 2. Začněte procházet soubory
Odložte vše, co je zjevně staré nebo nepotřebné. Dát stranou:
- Účtenky za produkty, které již nevlastníte.
- Nevyžádaná pošta
- Staré účty za služby, které již nepoužíváte
- Obchodní dopisy ze starého zaměstnání
- Známky, které již nepotřebujete
Krok 3. Nebojte se věcí zbavit
I když jsou určité dokumenty, jako jsou rodné listy a daňové informace, zjevně důležité, může se jednat o nevyžádanou poštu nebo staré stvrzenky, které vypadají důležité, ale ve skutečnosti nejsou. Při rozhodování přemýšlejte o každém dokumentu a přemýšlejte o tom, zda by mohl být v budoucnu skutečně užitečný. Pokud by vám to neuniklo, kdyby to na rok zmizelo, je asi v pořádku to vyhodit.
Krok 4. Buďte opatrní při vyhazování věcí v práci
Než něco vyhodíte, nezapomeňte se zeptat svých nadřízených, protože to může být důležitější, než si myslíte. Vaše společnost může mít také zásady o tom, jak dlouho je třeba věci uchovávat a jak je třeba je likvidovat.
Krok 5. Rozhodněte, které věci je třeba uchovávat
To bude obecně záviset na tom, jak jsou aktuální nebo užiteční. Použijte diskrétnost a přemýšlejte o tom, zda budou dokumenty v budoucnu užitečné nebo nutné. Pokud jsou opravdu důležité, nechte si je. Daňové informace, záznamy o pojištění a důležité dokumenty si je uschovejte po následující časové období:
- Uchovejte si informace o daňovém přiznání po dobu 7 let, stejně jako všechny příjmy za položky, které jste odečetli z daní. IRS může auditovat jakýkoli výnos až 6 let po podání vašich daní.
- Uchovávejte pojistné záznamy, prohlášení o hypotéce a doklady o charitativních darech po dobu až tří let.
- Nezapomeňte si uschovat velmi důležité dokumenty, jako jsou rodné a oddací listy, karty sociálního zabezpečení, tituly, listiny a pasy. Uchovávejte je v bezpečí a nikdy se jich nezbavujte.
Krok 6. Skartujte každý dokument, který jste odložili
Vyhozením neskartovaných dokumentů můžete nechat své osobní údaje vystavené každému, kdo je uvidí. I když si nejste jisti, zda je dokument citlivý, je nejlepší jej skartovat, protože může obsahovat adresy, data narození nebo jiné informace.
Krok 7. Skartujte nebo zničte také digitální média
Mnoho měst a podniků bude mít dny, kdy místní nebo zaměstnanci mohou přinést staré diskety, disky CD nebo pevné disky ke zničení. Zajistí, aby to bylo provedeno správně.
Část 2 ze 4: Organizace důležitých dokumentů
Krok 1. Začněte organizovat zbývající soubory
Přesuňte se ke stolu nebo velkému stolu a uspořádejte papíry do hromádek, které jsou pro vás logické a rozumné. Ty se stanou vašimi jednotlivými soubory. Vytvořte hromádky, které vám pomohou najít přesně to, co hledáte. Zvažte kategorie domácích skříní, jako jsou:
- Utility
- Auto
- Lékařský
- Pet
- Podnikání
- Domov
- Daně
- Finance
Krok 2. Požádejte spolupracovníky o radu ohledně pracovních skříní
Na organizaci dokumentů na vašem pracovišti mohou existovat konkrétní firemní konvence. Pokud ne, podejte chronologicky nebo abecedně. Zeptejte se spořádaných spolupracovníků, jaké systémy jim nejlépe vyhovují.
Krok 3. Udržujte své kategorie jednoduché
Čím konkrétnější budete, tím více souborů budete mít, což bude znamenat větší nepořádek ve vaší skříni. Udržujte hlavní soubory obecnější a organizujte v nich dokumenty.
Krok 4. Rozhodněte, zda chcete uspořádat podle jména nebo data
Jakmile roztřídíte každý papír na správnou hromadu, začněte je organizovat tak, aby bylo snadné ho najít.
- U abecedních seznamů, jako jsou značky na účtenkách, umístěte položky začínající na A na začátek hromádky směrem dolů až na Z.
- U chronologických záznamů, jako jsou data daňových přiznání, umístěte nejnovější dokumenty na začátek hromádky a ve spodní části pracujte směrem k nejstarším dokumentům.
Krok 5. Umístěte všechny své hromádky do složky
Vložte papíry tak, aby dokument v horní části stohu byl v přední části složky. Díky tomu budou dokumenty ve stejném pořadí, v jakém jste je uspořádali.
Část 3 ze 4: Snadné hledání souborů
Krok 1. Zřetelně označte každou složku
Ujistěte se, že je psaní na kartě velké, čitelné a dává smysl vám i ostatním ve vaší kanceláři nebo rodině. Pro větší přehlednost použijte štítkovač.
Krok 2. Nechte každou zásuvku držet svou vlastní kategorii a také ji jasně označte
Rozdělte své soubory mezi zásuvky způsobem, který vám dává smysl, přičemž každá zásuvka obsahuje odlišnou kategorii. Každá kategorie by měla obsahovat související soubory, které vám pomohou věci snáze najít.
- Finanční informace, jako jsou daňové dokumenty, investiční soubory a prohlášení o hypotéce, mohou jít do jedné zásuvky.
- Osobní dokumenty, jako jsou rodné listy, pasy a lékařské záznamy, mohou jít do jiné zásuvky.
- Návody k použití různých položek mohou být vloženy do jiného.
Krok 3. Zvažte použití barevných složek
Pokud do paměti vložíte odpovídající barvu, bude mnohem snazší vaše dokumenty najít. Pokud již máte manuální složky, přidejte do nich barvu pomocí zvýrazňovačů nebo barevných značek. Barevné štítky lze pro stejný účel použít nenápadněji.
Krok 4. Pomocí barevného systému vytvořte v zásuvkách podkategorie
Zásuvka s informačními materiály může být například rozdělena do složek, jako jsou „Návody k elektronice“, „Příručky k elektrickému nářadí“a „Příručky k čisticím zdrojům“.
Krok 5. Změňte svůj systém, pokud to nedává smysl
Po měsíci nebo dvou používání se nebojte změnit věci, které vám nefungují. Přesuňte různé soubory dopředu nebo rozdělte kategorie, které je těžké rozlišit. Pamatujte, že vaše kartotéka je systém pro vás a musí odpovídat vašemu pracovnímu toku.
Část 4 ze 4: Udržování organizace
Krok 1. Buďte proaktivní, abyste zůstali organizovaní
Věnujte okamžitou pozornost poště a dokumentům, které přicházejí, a jakmile se s nimi vypořádáte, ihned je uložte.
Krok 2. Nastavte si doručenou poštu na svém domácím nebo kancelářském stole
Prohlédněte si příchozí poštu jednou denně. Tímto způsobem o ničem neztratíte přehled a nebude se hromadit. Podání se nebude zdát jako taková fuška, ale dělá se to trochu najednou.
Krok 3. Reorganizujte svůj kabinet často
Doporučuje se roční reorganizace a můžete ji dokonce vyčistit čtvrtletně, pokud máte velký počet souborů. Hlavním zdrojem nepořádku v kartotékách jsou staré dokumenty, které již nepotřebujete, takže staré věci podle potřeby vyčistěte a rozdrťte.
Krok 4. Zvažte převod některých vašich souborů na digitální média
Čím více dokumentů můžete uchovávat v digitálním formátu, tím méně fyzického nepořádku budete mít v kartotéce. Mezi dobré kandidáty na skenování patří účtenky, doklady o darování nebo bankovní výpisy. Některé mohou být dokonce již k dispozici online.
Krok 5. Vytvořte hlavní dokument
V dokumentu vysvětlete, jak funguje váš registrační systém a kde se věci nacházejí. V případě nouze nebo nepředvídaného problému mohou ostatní potřebovat vědět, jak hledat vaše soubory.
Tipy
- Pokud máte zvědavé děti nebo zvědavé členy rodiny, nechte své kartotéky zamčené.
- Pokud máte problém s otevřením zámku, přečtěte si článek Jak vybrat zámek kartotéky.
- Pokud máte obavy, že skříňka není dostatečně bezpečná, ukládejte velmi citlivé dokumenty, jako jsou rodné listy nebo listiny, do bezpečnostní schránky nebo ohnivzdorného pouzdra na dokumenty.
Varování
- Pokud žijete v oblasti náchylné k zemětřesení, přišroubujte skříně ke stabilní zdi. To zabrání jejich pádu na osobu nebo zablokování dveří během seismické události.
- Opatrně nahrajte soubory. Pokud je horní zásuvka plná a zásuvky pod ní prázdné, může se převrhnout.
