Jen málo věcí je pro hladce fungující kancelář důležitější než fungující registrační systém. Ať už jste jediní, kdo přistupuje k souborům, nebo sdílíte s pracovníky, zvolený systém evidence musí být organizován, aby každý mohl najít to, co hledá. Pokud je používání spisového systému obtížné, zavěsíte se na papíry ze strachu, že je ztratíte v souborech, a brzy budete mít na stole hromady papírů.
Kroky
Krok 1. Rozhodněte se pro registrační systém
Ať je to cokoli, musí to dávat smysl, abyste přesně věděli, kde je každý kus papíru. Vaše možnosti jsou:
- Abecední. Tento systém je nejlepší, když většina vašich souborů bude obsahovat jména klientů, pacientů nebo zákazníků.
- Předmět nebo kategorie: Většina souborových systémů je organizována podle předmětu nebo kategorie, což funguje správně, když je správně nastaveno, ale může být také nejzmatenější, když není.
- Numerické/chronologické. Nejlepší je, když se vaše soubory skládají převážně z číslovaného nebo datovaného materiálu, jako jsou nákupní objednávky nebo potvrzení.
Krok 2. Naplňte zásuvky souborů závěsnými složkami
Závěsné složky nebudou nikdy odstraněny, protože slouží jako držáky místa pro manilové obálky, které vyjmete ze zásuvky.
Krok 3. Seřaďte své papíry na hromádky podle kategorií
Pokud je hromada vysoká více než palec nebo dva, rozdělte ji na podkategorie. Pokud je hromádka příliš tenká, zkombinujte ji s jinou hromádkou a přejmenujte ji. Názvy hromádek by měly usnadnit určení, na kterou hromádku se každý kousek papíru vejde.
Krok 4. Umístěte každou hromádku do manilské složky a jasně ji označte
Nejlepší je použít složky s kartami, které jsou ve středu, než aby byly rozloženy, protože soubory vypadají úhledněji.
Krok 5. Umístěte manilové složky do závěsných složek
U většiny souborů budou fungovat běžné závěsné složky, ale u tlustých souborů nebo souborů, které jste museli rozdělit do podkategorií, použijte spodní složky polí. Složky si můžete objednat, jak chcete, ale většina lidí v tuto chvíli používá abecední systém.
Krok 6. Zavěšené složky označte stejnými názvy jako složky manila
Umístěte všechny plastové úchytky nalevo od složky, pokud nepoužíváte postranní kartotéku. U bočních souborů, které běží zleva doprava, když otevřete zásuvku, nikoli zepředu dozadu, umístěte záložky na pravou stranu.
Krok 7. Umístěte zásobníky závěsných a manilských složek poblíž souborů, abyste mohli snadno přidat složku, pokud se ocitnete s kouskem papíru, který do stávající složky nepatří
Vyhněte se složkám, které jsou příliš silné nebo příliš tenké. Pokud se rozhodnete, že je třeba znovu kategorizovat, můžete také chtít změnit označení složek a redistribuovat dokumenty.
Krok 8. Na konci roku odeberte všechny složky, označte čerstvé složky manila stejnými názvy kategorií a umístěte je do souborů
Projděte staré složky, abyste zjistili, zda je třeba něco přenést do aktuálních souborů, a zbytek umístěte do archivu.
Tipy
Můžete být v pokušení barevně kódovat soubory, používat počítač k tisku štítků souborů nebo jinak zatraktivnit soubory. Když však budete muset provést změnu, například přidat jednu složku, budete nešťastní, pokud zjistíte, že jste mimo správné barevné složky nebo budete muset ručně napsat štítek souboru. Nejlepší je mít věci jednoduché
Varování
- Nikdy nevytvářejte různé hromádky pro to, co nemůžete kategorizovat, protože tam všechno skončí.
- Jakmile vytvoříte registrační systém, musíte s podáním držet krok. Každý den si vyhraďte čas a vezměte si papíry ze stolu a založte je. Odolejte pokušení nastavit na své soubory hluboký koš na ukládání, protože ho jen naplníte a stane se dalším souborem.
