Při rezervaci své zábavy myslete na své hosty, povahu vaší akce a svůj rozpočet. Můžete si rezervovat možnosti zábavy, jako jsou hudebníci, tanečníci, řečníci a komici. Prozkoumejte typy představení a bavičů, kteří pro vaši akci pracují. Kontaktujte baviče a domluvte logistiku. S trochou plánování můžete z příští akce udělat akci, na kterou budete pamatovat!
Kroky
Část 1 ze 3: Výběr zábavy
Krok 1. Prozkoumejte své celkové náklady na akci a stanovte si rozpočet na zábavu
Možná už máte na mysli rozpočet, i když se pokuste rozdělit, kolik můžete přidělit na zábavu. Nezapomeňte zahrnout další náklady, například jídlo, ozdoby a dárky, a podívejte se, co vám v rozpočtu zbylo.
Krok 2. Zarezervujte si předem, abyste si zajistili nejlepší možnosti
Zvažte své možnosti zábavy dobře před akcí a naplánujte si včasnou rezervaci svého baviče. Baviči jsou často velmi zaneprázdněni a mohou si rezervovat měsíce dopředu.
Nemusíte spěchat s rozhodnutím, ale nahlédněte do kalendářů umělců, abyste získali představu o jejich dostupnosti. Na jejich nadcházející události se můžete podívat na jejich webových stránkách
Krok 3. Vyberte si typ výkonu
Můžete si vybrat z různých možností výkonu, jako je hudebník, tanečník nebo reproduktor. Rozhodněte se na základě hostů a stylu akce. Zvažte věk, zázemí a kulturu hostů. Zamyslete se nad svými zábavními potřebami na akci a vyberte si typ výkonu, který se bude na vaši akci dobře hodit.
- Chcete hudebníka, jako je kapela, akustický zpěvák nebo DJ? Nebo hledáte taneční představení nebo komediální parodii?
- Je večírek na oslavu narozenin nebo promoce dítěte? Nebo je to miminko?
- Můžete být kreativní a zarezervovat si méně obvyklou zábavu, jako jsou ohniví umělci, hula hoopery nebo břichomluvci.
ODBORNÁ TIP
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Krok 4. Rozhodněte o žánru a stylu
Možná si chcete rezervovat tanečníka, ale existuje řada tanečních stylů, ze kterých si můžete vybrat. Chcete balet, step nebo břišní tanečnici? Zamyslete se nad tím, jaký konkrétní styl hudby, komedie nebo přednášky byste chtěli uspořádat. To pomůže zúžit vyhledávání.
Krok 5. Prozkoumejte své nejlepší možnosti pro baviče
Jakmile získáte představu o žánru nebo stylu, přejděte online a vyhledejte interprety, kteří vyhovují vašim kritériím. Podívejte se na někoho zkušeného a kdo má několik solidních referencí a recenzí.
Pokuste se zjistit podrobnosti, jako je výkonnostní pozadí, úroveň zkušeností, školení nebo vzdělání
Krok 6. Sledujte živá vystoupení, osobně nebo videonahrávky
Videa Google od bavičů, o které máte zájem, si rezervujte. Vyhledejte jakákoli hudební videa nebo záznamy živých vystoupení. Sledujte představení, abyste získali představu o tom, co očekávat. Bude to vhodné pro vaši akci?
Věnujte pozornost tomu, jak dav reaguje na hudbu nebo vystoupení. Baví se všichni? Nese se bavič dobře? Odpovědi na tyto otázky vám mohou pomoci vyřešit potenciální baviče
Část 2 ze 3: Zjištění logistiky
Krok 1. Oslovte přímo baviče
Podívejte se na jejich webové stránky a vyhledejte informace o rezervacích. Někteří mohou mít telefonní číslo, na které mohou volat, nebo kontaktní formulář k vyplnění. Uveďte místo a datum události. Zahrňte podrobnosti, jako je povaha události a veškerá vaše očekávání. Buďte struční a přátelští.
Je možné, že se nedostanete do kontaktu s umělcem přímo, a to je v pořádku. Promluvte si s jejich manažerem nebo agentem o vaší události
Krok 2. Pokud chcete, použijte talentového agenta nebo zábavní agenturu
Úkolem talentového agenta je spárovat umělce s klienty pro živé akce. Zábavní agentury jsou společnosti zaměřené na poskytování zábavy pro akce. Můžete vyhledat buď společnosti, nebo agenty online, aby vám pomohli najít výkonné umělce.
- Mohou vám také pomoci s obchodními aspekty, jako je vyjednávání smlouvy a hashování podrobností.
- Agenti a společnosti získávají procento z každé nabídky zábavy, takže na to při přípravě rozpočtu pamatujte.
- Obvyklá doba odezvy je 3–5 dní. Pokud jste neobdrželi odpověď přibližně po 5 dnech, kontaktujte další e -mail.
Krok 3. Poraďte se se svým místem o jakýchkoli omezeních událostí
Ať už je vaše místo rezervováno, nebo se teprve rozhodujete, přihlaste se na místě a proberte svou akci. Některá místa jsou pro určité události vhodnější než jiná a je užitečné se podívat do svého místa, než se rozhodnete pro zábavu.
- Na místo můžete zavolat nebo poslat e -mail přímo nebo vyhledat informace na jejich webových stránkách.
- Zajistěte dostatek prostoru pro zábavu, o které přemýšlíte. Zamyslete se také nad tím, zda se vaše akce bude konat uvnitř nebo venku.
- Pokud si například chcete rezervovat DJe, budou potřebovat prostor k nastavení audio zařízení a stolu nebo dvou. Budete také chtít prostor pro taneční parket a možná laser nebo dva! Mějte to na paměti, když hledáte místa nebo si rezervujete svého baviče.
Krok 4. Požádejte o konzultaci se svým bavičem nebo rezervačním agentem
Je snazší překonat očekávání a diskutovat o ceně tváří v tvář. Pokud má váš bavič čas a funguje -li to podle vašeho rozvrhu, domluvte si schůzku a projděte si celou událost.
Krok 5. Diskutujte se svým interpretem o jakýchkoli otázkách, požadavcích a požadavcích
Můžete diskutovat osobně nebo po telefonu. Pokládejte jakékoli otázky baviči nebo jejich vedoucímu a odpovídejte na ně a objasňujte povahu své události. Nezapomeňte se zeptat, zda má váš bavič nějaké zvláštní požadavky.
- Pokud máte nějaké konkrétní požadavky, například písně nebo výkřiky, dejte jim vědět předem.
- Vypláchnutí všech těchto detailů před akcí pomáhá předcházet nedorozuměním a zajišťuje, že jsou všichni šťastní a baví se.
Krok 6. Dohodněte se na ceně rezervace
Většina bavičů bude mít standardní sazbu, kterou účtují, obvykle do hodiny. Bavič nebo jejich agent vám nabídne cenu a o ceně můžete diskutovat z hlediska svého rozpočtu. Možná diskutujete o tom, jak zajistit, aby jejich sazba fungovala v rámci vašeho rozpočtu, například zkrácení času. Nebo možná upravili sazby podle povahy vaší akce.
- S umělcem vyjednejte cenu tak, že navrhnete sazbu o 10% nižší, než jakou nabízejí.
- Je v pořádku odejít od navrhované dohody, pokud to pro vás nefunguje. Jednoduše řekněte: „To není v mém rozpočtu. Omlouvám se za případné nepříjemnosti."
Krok 7. Pokud chcete oficiální dohody, napište a podepište smlouvu
Vy a váš umělec si můžete promluvit o podrobnostech a vyjednat své dohody, dokud nebudou obě strany spokojeny. Poté uzavřete smlouvy písemně, aby měl každý jasno v očekávání a výši odměny. Nechte svého baviče a jeho agenta nebo manažera podepsat smlouvu a poté ji podepsejte sami.
Pokud chcete, můžete se také ústně dohodnout
Část 3 ze 3: Příprava na velkou událost
Krok 1. Určete svůj výkonový prostor
Vyberte si, kde chcete svou zábavu představit. Vyčistěte svůj prostor a postavte veškerý nábytek nebo dekorace, jako je pódium, taneční parket a zvukové vybavení.
Přípravy můžete založit na jakýchkoli dalších rezervacích a povaze vaší akce. Například možná čekáte na objednávku stravování
Krok 2. Zajistěte, aby všichni hosté viděli a slyšeli vaši zábavu
Před akcí si vyzkoušejte umístění představení a zvukové vybavení. Zkontrolujte, zda funguje mikrofon a zda je zvuk slyšet ze všech úhlů místnosti. Pokud máte vizuální výkon, postavte se na různá místa v místnosti a zkontrolujte viditelnost.
Podle potřeby upravte umístění a zvuk svého umělce
Krok 3. Naplánujte si pro případ zpoždění plánování
I Broadway připravuje záskok, takže buďte připraveni na cokoli. Při plánování akcí byste měli vždy očekávat neočekávané a mít určitou flexibilitu. Mějte na paměti několik nápadů vyplňujících čas s 30minutovým nebo 3hodinovým zpožděním.
- Můžete mít například záložního baviče, krátké přivítání nebo představení.
- V případě, že se váš DJ zruší, můžete si naplánovat přehrávání vlastní hudby. Použijte disky CD, aplikace pro mobilní telefony nebo počítač.
- Pokud má váš komik zpoždění, nechte někoho improvizovat, než se tam dostane!
