Prohlášení o práci (SOW) je dokument (a obvykle právní smlouva), který formalizuje porozumění mezi dodavatelem a klientem. U každého projektu SOW uvádí konkrétní služby, které mají být dodány (obvykle rozdělené na samostatné úkoly, které mají být splněny), čas, ve kterém mají být tyto úkoly a služby provedeny, a částku a data splatnosti platby. Jeho základním účelem je sloužit jako plán projektu a dokumentovat očekávání stran. Měl by to být jasný a jasný anglický popis „Proč“, „Kdo“, „Co“, „Jak“, „Kdy“, „Kde“a „Kolik?“
Kroky
Metoda 1 ze 2: Dodržování obecných pokynů
Krok 1. Před zahájením práce napište SOW
SOW se obvykle vytváří po dokončení hlavních smluv o smlouvě, ale před zahájením jakékoli práce na projektu. Někdy (zejména u časově citlivých projektů) však jednání mohou pokračovat i poté, co práce začaly a SOW není dokončena, dokud projekt dobře nezačne.
Krok 2. Prozkoumejte požadovaný formát SOW
Neexistuje jediný standardní SOW, protože různá odvětví a projekty mají různé výstupy a pracovní postup. Dobrý SOW je přizpůsobený SOW.
Krok 3. Pochopte to poprvé
Zatímco původní SOW samotný obvykle není revidován, k úpravě podmínek SOW se obvykle používá samostatná vedlejší dohoda nazývaná Změna objednávky. Je dobré zahrnout do SOW prázdný formulář pro změnu objednávky. Mějte na paměti, že příkazy ke změně mohou zvýšit náklady na projekt. Dobře napsaný SOW může pomoci snížit potřebu změny příkazu. Žádný klient nechce být v pozici, kde by jeho konkrétní očekávání zůstala bez dokladů, což může vést ke zpoždění, zvýšení celkových nákladů nebo nespokojenosti.
Metoda 2 ze 2: Zvládnutí stylu a specifik v SOW
Krok 1. Zahrňte cíl
Tato část odpovídá na otázku „Proč?“Jedná se o přehled projektu a jeho cílů na vysoké úrovni. Při navrhování tohoto „pohledu z ptačí perspektivy“projektu jsou přijatelné obecné popisy, vyhýbejte se však jazyku, který by mohl být interpretován více než jedním způsobem. Mít jasno; popsat měřitelné a dosažitelné cíle, které lze realisticky dosáhnout ve stanoveném časovém rámci.
Krok 2. Zahrňte diskusi o rozsahu
Tato část poskytuje definitivní prohlášení (žádné možnosti ani alternativy) „Co?“a jak? Co je to za práci? Jak toho bude dosaženo? Nebo často to, co NENÍ prací a co NENÍ splněno. Jaké jsou předpoklady? Jaké výstupy (položky, které dodavatel předkládá klientovi ke kontrole a schválení) se vyrábějí? Co se kromě výstupů musí stát administrativně (řízení projektů), pokud jde o hlášení pokroku, sledování času a další komunikaci.
Krok 3. Pokud je to možné, přidejte polohu
Tato volitelná část popisuje, kde bude práce provedena (je -li relevantní).
Krok 4. Zahrňte časový rámec
Tato volitelná část určuje celkovou dobu povolenou pro dokončení projektu, maximální zúčtovatelné hodiny za časové období a konkrétní časy pro formální kontroly nebo jiné milníky projektu.
Krok 5. Nastavte plán
Tato část uvádí, jaké úkoly by měly být splněny v jakém datu/čase a kdo je zodpovědný za jejich uskutečnění. Popisy úkolů a výsledků (především výstupů) by měly být podrobné, jednoznačné a přímé, aby byly snadno srozumitelné. Kromě dodávek může plán obsahovat položky pro testování zajištění kvality, testování pro spotřebitele a zprávy o pokroku.
- I když by měl být plán konkrétní, nezaměřujte se na „Jak“, protože to může před úspěšným dokončením projektu postavit příliš mnoho překážek. Stačí základní popis požadované metodiky, která má být použita.
- Plán často obsahuje podrobnosti o kritériích přijetí (k měření kvality výsledku) a milnících plateb (obvykle po přijetí klíčových výstupů), i když je lze popsat v jiné samostatné části.
Krok 6. Zahrňte část o přijetí
Tato část popisuje mechanismus, jakým strany určí, zda je produkt nebo služba přijatelná. Kritéria se mohou pohybovat od měřitelných standardů kvality až po stanovený počet testů, ale v každém případě se musí hodit k objektivnímu hodnocení.
Krok 7. Specifikujte standardy
Tato část popisuje všechny průmyslové standardy, které musí být splněny pro splnění smlouvy. Spíše než fyzicky reprodukovat průmyslové standardy v SOW, postačuje konkrétní odkazování na soubor norem.
Krok 8. Zahrňte veškeré požadavky na pracovní sílu
Tato část specifikuje veškeré speciální požadavky na pracovní sílu, např. Počet zaměstnanců zaměstnávajících projekt, požadavky na vzdělání (tituly nebo certifikace).
Krok 9. Poznamenejte si cenu
Tato část se zabývá otázkou „Kolik?“Je platba fixní? Jak se započítávají výdaje/náklady? Bude platba provedena jednorázově nebo na splátky? Jaký je splátkový kalendář? Existují platební milníky?
Krok 10. Zahrňte veškeré předpoklady
Většina projektů je prostoupena různými neznámy, u nichž strany musí učinit různé předpoklady. V zásadě jsou předpoklady podmínky, které dodavatel očekává, že budou existovat za účelem dokončení projektu v souladu s podmínkami SOW. Zhotovitel může například předpokládat, že jeho zaměstnanci budou mít přístup k počítačové síti klienta za účelem instalace dodaného softwaru. Sekce Předpoklady by měla identifikovat co nejvíce takových předpokladů a stanovit pohotovostní plán nebo důsledky pro případ, že by některé předpoklady selhaly.
Krok 11. Zahrňte parametry pro řízení projektu
Tato část popisuje proces monitorování průběhu projektu. Zahrňte položky, jako jsou: týdenní schůzky, pravidelné zprávy o stavu, pravidelné zprávy o pokroku a schůzky týmu pro řízení projektu. Tato část je také dobrým místem k popisu jakýchkoli dalších povinností, které by mohly vyplývat z projektu, jako je údržba a opravy po počátečním návrhu a/nebo instalaci.
Tipy
- Je -li to relevantní, je obvykle v zájmu klienta zadržet část konečné platby, dokud se neukáže, že všechny výstupy spolupracují.
- Obecně dobře zpracovaný SOW by neměl odkazovat na žádné externí dokumenty (kromě průmyslových standardů).
- Než projekt začne probíhat, nezapomeňte ve své SOW zachytit všechny sliby učiněné během prodejních hřišť a vyjednávání smluv.
- Při podrobném rozvrhu použijte jazyk kalendáře, který umožňuje určitou flexibilitu. Například „dva měsíce po X, Q. A. testování bude dokončeno, “spíše než„ 5. června Q. A. testování bude dokončeno. “To umožňuje, aby projekt pokračoval hladce (bez příkazů ke změně), pokud by v procesu došlo ke zpoždění dříve.
- SOW může být označen jako „Důvěrný“. Pokud ano, SOW by měla obsahovat krátkou část popisující důsledky (obvykle pevná peněžitá pokuta) za jakékoli porušení důvěrnosti.
